Костромская область
Постановление от 11 мая 2010 года № 142
Об утверждении Административного регламента администрации Поназыревского муниципального района исполнения муниципальной функции по комплектованию, учету, хранению и использованию архивных документов и архивных фондов муниципального архива
Принято
Администрацией Поназыревского муниципального района (Костромская обл.)
11 мая 2010 года
Администрацией Поназыревского муниципального района (Костромская обл.)
11 мая 2010 года
В целях реализации статьи 10 Закона Костромской области от 10.06.2009 N 450-4-ЗКО "О противодействии коррупции в Костромской области", руководствуясь постановлением администрации Поназыревского муниципального района от 01.02.2010 N 22 "Об утверждении порядка разработки и утверждения административных регламентов исполнения муниципальных функций (предоставление муниципальных услуг), статьей 31 Устава муниципального образования Поназыревский муниципальный район, администрация Поназыревского муниципального района постановляет:
1.Утвердить Административный регламент администрации Поназыревского муниципального района исполнения муниципальной функции по комплектованию, учету, хранению и использованию архивных документов и архивных фондов муниципального архива (прилагается).
2.Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.
3.Данное постановление вступает в силу с момента официального опубликования.
Глава администрации
Поназыревского
муниципального района
Костромской области
В.Н.БУСЫГИН
Приложение от 11 мая 2010 года к № 142
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ администрации Поназыревского муниципального района исполнения муниципальной функции по комплектованию, учету, хранению и использованию архивных документов и архивных фондов муниципального архива
Раздел I. Общие положения
1.1.Наименование муниципальной функции
1.1.1.Административный регламент администрации Поназыревского муниципального района исполнения муниципальной функции по комплектованию, учету, хранению и использованию архивных документов и архивных фондов муниципального архива (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения качества исполнения муниципальной функции и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по исполнению муниципальной функции на территории муниципального образования Поназыревский муниципальный район.
2.1.Наименование органа, исполняющего муниципальную функцию
2.1.1.Муниципальную функцию по комплектованию, учету, хранению и использованию архивных документов и архивных фондов муниципального архива (далее - муниципальная функция) исполняет отдел по делам архивов администрации Поназыревского муниципального района (далее - отдел).
3.1.Перечень нормативных правовых актов, регулирующих исполнение муниципальной функции
3.1.1.Исполнение муниципальной функции отдел осуществляет в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
1) Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", 2009, N 7);
2) Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 года N 5485-1 "О государственной тайне";
3) Федеральным Законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
4) Федеральным Законом от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", ст. 3448);
5) Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера";
6) Положением "О Федеральном архивном агентстве", утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 N 290;
7) Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован Министерством РФ 06.03.2007 N 9059, Бюллетень нормативных актов Федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007);
8) Приказом Федеральной архивной службы России от 11 марта 1997 года N 11 "Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации";
9) Уставом муниципального образования Поназыревский муниципальный район Костромской области, утвержденного решением Собрания депутатов Поназыревского муниципального района от 10.08.2005 N 59 (опубликовано - общественно-политическая газета "Районный вестник", от 17.05.2005 N 54);
10) Постановлением главы администрации Поназыревского муниципального района от 05.02.2008 N 29 "Об утверждении Положения об отделе по делам архивов администрации Поназыревского муниципального района Костромской области" (не публиковалось);
11) настоящим Административным регламентом.
4.1.Описание результатов исполнения муниципальной функции
4.1.1.Результатом исполнения муниципальной функции являются:
1) реализация установленных в Российской Федерации единых нормативно-правовых, организационных и методических принципов организации комплектования, учета, хранения и использования архивных документов и архивных фондов в муниципальном архиве;
2) обеспечение эффективного формирования, учета, сохранности и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и архивных документов в интересах личности, общества и государства;
3) создание учетных баз данных и автоматизированного научно-справочного аппарата, в том числе, ведение автоматизированной системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение автоматизированного научно-справочного аппарата;
4) предоставление информационных услуг и использование документов;
5) создание научно-справочного аппарата к архивным фондам;
6) отказ в информационном обеспечении.
5.1.Взаимодействие с государственными органами и организациями при исполнении муниципальной функции
5.1.1.При исполнении муниципальной функции осуществляется взаимодействие с:
- Комитетом по делам архивов Костромской области (далее - Комитет);
- предприятиями, учреждениями, организациями всех форм собственности, расположенными на территории муниципального образования Поназыревский муниципальный район (далее - источники комплектования).
6.1.Информация о местах нахождения и графике работы отдела
6.1.1.Фактическое местонахождение и почтовый адрес отдела - 157580, ул. Свободы, д. 1, п. Поназырево.
6.1.2.График работы отдела, за исключением праздничных и выходных дней, установленных статьей 112 Трудового кодекса Российской Федерации:
понедельник - пятница 8.00-17.00
перерыв на обед 12.00-13.00
выходные дни суббота, воскресенье.
В день предшествующий нерабочему, праздничному дню, график работы отдела изменяется, (продолжительность рабочего дня уменьшается в соответствии с Трудовым кодексом РФ).
6.1.3.Телефон для справок: (49448) 2-12-03.
6.1.4.Адрес официального сайта муниципального образования Поназыревский муниципальный район - http:// www.ponazyrevo.ru
7.1.Порядок получения информации заявителями по вопросам исполнения муниципальной функции, в том числе о ходе исполнения муниципальной функции.
7.1.1.Информация о порядке и процедуре исполнения муниципальной функции предоставляется непосредственно в отделе:
посредством личного обращения;
по телефону;
по письменным обращениям.
7.1.2.При консультировании заинтересованного лица по телефону и на личном приеме должностное лицо отдела подробно и в вежливой (корректной) форме информирует обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании отдела, в который позвонило заинтересованное лицо.
7.1.3.При информировании по письменным обращениям по процедуре исполнения муниципальной функции ответ на обращение направляется почтой или по факсу в адрес заинтересованного лица в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации данного обращения.
Раздел II. Требования к порядку исполнения муниципальной функции
2.1.Порядок информирования о правилах исполнения муниципальной функции
2.1.1.Информация, предоставляемая заинтересованным лицам о муниципальной функции, является открытой и общедоступной.
Информация (консультация) о порядке исполнения, о ходе исполнения муниципальной функции предоставляется отделом, посредством личного обращения источника комплектования непосредственно в отдел, с использованием средств телефонной связи; посредством письменного обращения по почте; посредством обращения по электронным каналам связи.
2.1.2.Информирование (консультация) заинтересованного лица при личном обращении в отдел осуществляется должностным лицом на рабочем месте в соответствии с графиком работы отдела.
2.1.3.Должностное лицо отдела обязано принять заинтересованное лицо в соответствии с графиком работы отдела. Прием может быть перенесен по инициативе заинтересованного лица на другой день или на другое время. В день назначенной встречи должностное лицо, обязано обеспечить возможность доступа к месту проведения информирования (консультации) заинтересованного лица для осуществления информирования (консультации) о порядке, о ходе исполнения муниципальной функции. Должностное лицо, осуществляющее устное информирование (консультацию), принимает все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы.
2.1.4.Информирование или консультация источников комплектования по телефону осуществляется должностным лицом, по справочным телефонам в соответствии с графиком работы отдела.
2.1.5.Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве, должности ответственного сотрудника, принявшего телефонный звонок, и наименовании отдела. При ответах на телефонные звонки, должностное лицо подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты в вежливой форме информирует заинтересованное лицо по интересующим вопросам.
2.1.6.Если для подготовки ответа требуется продолжительное время, должностное лицо, осуществляющее информирование (консультацию), может предложить заинтересованному лицу обратиться за необходимой информацией в письменном виде, либо назначить удобное для заинтересованного лица время для личного обращения непосредственно в отдел.
2.1.7.Письменное информирование (консультация) при обращении заинтересованного лица в отдел осуществляется путем направления ответов почтовым отправлением, электронной почтой или посредством официальных сайтов в зависимости от способа обращения заинтересованного лица за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении заинтересованного лица. Ответ на обращение заинтересованного лица предоставляется в простой, четкой форме и должен содержать: ответы на поставленные вопросы, указание фамилии и номера телефона исполнителя. Ответ подписывается должностным лицом, и направляется заинтересованному лицу в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня регистрации обращения.
2.1.8.Основными требованиями к информированию заинтересованного лица являются достоверность и полнота предоставляемой информации; четкость в изложении информации; наглядность форм предоставляемой информации; оперативность, удобство и доступность получения информации.
2.1.9.Если информация, полученная в устной форме или по телефону, не удовлетворяет заинтересованное лицо, оно вправе в письменном виде обратиться в адрес администрации района на имя главы администрации района.
2.2.Сроки исполнения муниципальной функции Планирование, составление ежеквартального плана-задания по научно-технической обработке документов и сдачи их в отдел на постоянное хранение - ежегодно.
Срок планирования работы отдела по комплектованию, учету, хранению и использованию архивных документов и архивных фондов не должен превышать 9 дней.
Срок приема документов (описи, предисловия, историческая справка, сопроводительное письмо), проверка комплектности, правильности их составления и составление заключения отделом не должно превышать 3 дня со дня их регистрации.
Срок направления документов в Комитет на утверждение не должно превышать 65 дней.
Срок передачи дел в отдел осуществляется в течение одного дня. В зависимости от объема дел - 3 дня.
Срок хранения документов в отделе - постоянно.
Срок организации использования документов архивного фонда:
1) до одного месяца - пользователям в читальный зал;
2) до трех месяцев - фондообразователям;
3) до шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.
2.3.Перечень оснований для приостановления исполнения муниципальной функции либо отказа в исполнении муниципальной функции
2.3.1.Основаниями для приостановления исполнения муниципальной функции либо отказа исполнения муниципальной функции являются отсутствие полного пакета документов, необходимых для осуществления муниципальной функции, ненадлежащее оформление представленных документов, отсутствие соответствующих условий приема и хранения документов, температурно-влажностных и санитарно-гигиенических норм.
2.4.Порядок взаимодействия с заявителями при исполнении муниципальной функции, в случае если исполнение муниципальной функции связано с письменным или устным запросом заявителя
2.4.1.Для исполнения муниципальной функции источники комплектования представляют в отдел с сопроводительным письмом, подписанным руководителем организации или его заместителем, следующие документы на бумажном носителе:
1) опись дел постоянного хранения в 4-х экземплярах (приложение 1);
2) опись дел по личному составу в 3-х экземплярах (приложение 2);
Опись дел - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава, содержания дел и их учета.
Опись дел состоит из описательных статей, которые включают в себя: порядковый номер дела, индекс дела по номенклатуре дел Комитета, заголовок дела, даты дела, количество листов в деле. В опись включаются заголовки сформированных и оформленных в соответствии с установленными правилами дел.
3) справочный аппарат к описям (титульный лист к каждому экземпляру описи, предисловие, при необходимости - оглавление, указатели, список сокращенных слов, расшифровка терминов (при их наличии);
4) акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны в 2-х экземплярах (приложение 3);
5) акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению в 2-х экземплярах (приложение 4).
6). Сопроводительное письмо.
2.5.Требования к исполнению муниципальной функции либо отдельных административных процедур в рамках исполнения муниципальной функции на бесплатной основе
2.5.1.Отдел осуществляет исполнение муниципальной функции бесплатно.
Раздел III. Административные процедуры
3.1.Отдел проводит следующие административные процедуры при исполнении муниципальной функции планирование работы отдела по комплектованию, учету, хранению и использованию архивных документов и архивных фондов;
прием документов;
направление документов в Комитет на утверждение (согласование);
передача дел в отдел;
организация хранения дел в отделе;
организация использования документов архивного фонда.
3.2.Планирование работы отдела по комплектованию, учету, хранению и использованию архивных документов и архивных фондов
3.2.1.Основание для начала административного действий - утверждение годового плана, который составляется ежегодно в срок до 1 декабря предшествующего планируемому году, приложением к которому является план-график о научно-технической обработке документов и сдаче их в отдел.
3.2.2.Должностное лицо, ответственное за выполнение административного действия - заведующий отделом по делам архивов (далее - заведующий отделом).
3.2.3.В течение 3 рабочих дней заведующий отделом составляет план на год, и направляет план на согласование Главе администрации Поназыревского муниципального района.
Глава администрации Поназыревского муниципального района рассматривает план на год в течение 3 рабочих дней и в случае наличия замечаний возвращает его заведующему отделом на доработку, которая должна быть осуществлена в течение 3 рабочих дней; в случае отсутствия замечаний - согласовывает план.
3.2.4.Должностное лицо отдела письменно информирует юридических и физических лиц, включенных в план-график на очередной год, об истечении сроков ведомственного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и организации процедуры приема-передачи дел на хранение в муниципальный архив за 1 месяц.
Максимальный срок выполнения административного действия не может превышать 9 дней.
3.2.5.Результатом административного действия является план-график о научно-технической обработке документов источников комплектования и сдаче их в отдел.
3.3.Прием документов
3.3.1.Основанием для начала административного действия является предоставление источником комплектования документов, предусмотренные п. 4.1, Раздела II настоящего Административного регламента, в отдел.
Документы могут быть доставлены посредством почтовой, курьерской связи, непосредственно представителем источника комплектования.
3.3.2.Должностное лицо, ответственное за выполнение административного действия - заведующий отделом.
3.3.3.Регистрация документов осуществляется в день их поступления.
3.3.4.Заведующий отделом в течение 3 рабочих дней проверяет комплектность и правильность оформления представленных документов.
3.3.5.Если поступившие документы надлежащим образом оформлены и представлены в полной комплектности, заведующий в течение трех рабочих дней с момента поступления документов составляет заключение.
3.3.6.При выявлении в ходе проверки нарушений, заведующий отделом информирует об этом источник комплектования в письменном виде не позднее 3 дней со дня поступления документов. Заведующий отделом объясняет содержание выявленных нарушений и предлагает принять меры по их устранению, согласовывает дату консультации по устранению нарушений.
3.3.7.Максимальный срок приема документов не может превышать 3 дней.
3.3.8.Результат административного действия - составление заключения.
3.4.Направление документов в Комитет на утверждение (согласование)
3.4.1.Основанием начала административного действия является заключение.
3.4.2.Ответственным за выполнение административного действия является заведующий отделом.
3.4.3.Составив заключение, заведующий отделом в течение 1 рабочего дня регистрирует документы в журнале исходящей корреспонденции. В журнале указывается номер, наименование источника комплектования, крайние даты, количество единиц, исходящая дата, входящая дата.
3.4.4.Комплект документов, указанных в пункте 4.1 Раздела II настоящего Административного регламента, и заключение, подготовленное заведующим отделом, в течение дня направляются почтой в Комитет на утверждение (согласование).
3.4.5.Комплект документов после проверки экспертно проверочной комиссии (далее - ЭПК) Комитета возвращаются почтой в отдел с заключением об утверждении представленных документов (согласование описей дел по личному составу и актов о не обнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны) или решением об отказе утверждения представленных документов с выявленными нарушениями требований нормативно правовых актов.
3.4.6.После поступления заключения об утверждении представленных документов или решения об отказе представленных документов заведующий отделом делает отметку в журнале регистрации исходящей корреспонденции о возвращении комплекта документов.
3.4.7.Если поступило заключение с решением об отказе утверждения представленных документов, заведующий отделом в течение трех дней возвращает документы источнику комплектования вместе с заключением ЭПК Комитета на доработку.
3.4.9.Если источник комплектования, которому решением ЭПК отказано в утверждении документов, представит в отдел доработанные по замечаниям эксперта документы, повторно выполняются административные процедуры.
3.4.10.В случае поступления заключения об утверждении представленных документов, заведующий отделом направляет один экземпляр описи дел в течение трех дней источнику комплектования для последующей передачи дел в отдел.
3.4.11.Максимальный срок выполнения административного действия не может превышать 65 дней.
3.4.12.Результат административного действия - заключение ЭПК Комитета и направление его с 1 экземпляром описи источнику комплектования.
3.5.Передача дел в отдел
3.5.1.Основанием для начала административного действия является наличие заключения ЭПК Комитета об утверждении представленных документов.
3.5.2.Ответственным за прием дел является заведующий отделом.
3.5.3.Прием дел проводится поединично. На всех экземплярах описи делается отметка о приеме документов в отдел. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке.
На обложке дела указывается:
наименование отдела;
архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела);
заголовок дела;
крайние даты дела;
количество листов в деле;
срок хранения.
3.5.4.На первом экземпляре описи в конце ставится штамп, где указывается количество принятых единиц хранения, должность, дата и делается запись, сколько всего числится единиц хранения по фонду.
3.5.5.Прием дел заносится в:
1) книгу учета поступления и выбытия документов в отделе (приложение 5),;
2) карточку фонда N 6 ( приложение 6);
3) журнал учета обработки и сдачи документов в отдел (приложение 7);
3.5.6.Прием дел на постоянное хранение оформляется актом о сдаче дел в отдел в 2-х экземплярах с подписями и печатью ответственного за архив организации и заведующего ( приложение 8). Один экземпляр остается в отделе, другой передается организации, которая сдала документы.
3.5.7.Максимальный срок выполнения административного действия - 1 день.
Срок административного действия может увеличиться до 3 дней в зависимости от объема передаваемых дел.
3.5.8.Результат административного действия - оформление акта о сдаче дел в отдел.
3.6.Организация хранения дел в отделе
3.6.1.Основанием начала административного действия является оформленный акт о сдаче дел в отдел.
3.6.2.Ответственным за выполнение административного действия является заведующий отделом.
3.6.3.Противопожарный режим в здании, где размещается отдел, и в архивохранилищах регламентируется соответствующими нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности. Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Это обеспечивается хранением архивных документов в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, а также соблюдением установленного светового режима.
3.6.4.Архивохранилище оборудуется стационарными металлическими стеллажами.
3.6.5.Организация хранения архивных документов в архивохранилище - система мероприятий, включающая рациональное размещение архивных документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование архивных документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрацию) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивных документов, подвергшихся повреждению либо разрушению.
3.6.6.Архивные документы в архивохранилище располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексные учет и хранение, а также оперативный поиск. Порядок расположения архивных фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения, утверждаемым должностным лицом. План (схема) предусматривает распределение архивных фондов по архивохранилищу с указанием при необходимости их номеров по каждому стеллажу архивохранилища.
3.6.7.Учетные документы архивохранилища размещаются в рабочем помещении архивохранилища.
3.6.8.Максимальный срок хранения дел - постоянно. В связи с отсутствием места для хранения дел в архивохранилище, заведующий может передать часть документов на постоянное хранение в ГУ "Государственный архив Костромской области".
3.6.9.Результат административного действия - постоянное хранение.
3.7.Организация использования документов архивного фонда
3.7.1.Использование архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.
3.7.2.Основанием начала административного действия является устное или письменное обращение заинтересованного лица.
3.7.3.Основными формами использования документов отдела являются:
информирование руководства и структурных подразделений организации, а также других организаций о наличии в отделе документов и их содержании;
исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера, тематических запросов;
использование документов в средствах массовой информации;
подготовка информационных мероприятий: выставок, конференций и др.;
выдача документов для работы в читальном зале архива;
выдача документов во временное пользование.
3.7.4.Информирование и исполнение запросов руководителей организации и структурных подразделений, а также других организаций осуществляется отделом по определенной тематике по запросу или в инициативном порядке в форме информационного письма или справки о наличии в отделе соответствующих документов.
3.7.5.Информирование социально-правового характера и тематических запросов граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.
Срок исполнения запросов граждан и организаций по материалам отдела не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.
3.7.6.Работа читального зала пользователей с документами производится в рабочей комнате отдела.
Разрешение на работу в читальном зале дает заведующий на необходимый пользователю срок.
Отдел предоставляет юридическим или физическим лицам для использования в читальном зале, в том числе для изготовления копий, выписок, открытые документы, учтенные и прошедшие научно-техническую обработку, имеющие справочники и другие поисковые средства.
3.7.7.Дела выдаются во временное пользование структурным подразделениям на срок, не превышающий 30 дней. Срок может быть продлен отделом после ознакомления с сохранностью дел, но не более чем на 30 дней.
При выдаче дел во временное пользование каждое дело заносится в книгу выдачи дел из хранилища.
3.7.8.Отдел организует использование документов при подготовке информационных мероприятий, выставок, в средствах массовой информации, а также их публикацию. На выставках используются подлинники или копии документов, изготавливаются альбомы, плакаты.
3.7.9.Учет использования дел и документов отдела ведется в следующих учетных формах:
1) книга выдачи дел из хранилища (приложение 9);
2) журнал регистрации выданных архивных справок, выписок, копий (приложение 10);
3) журнал регистрации посещений пользователями читального зала (приложение 11).
Раздел IV. Порядок и формы контроля за исполнением муниципальной функции
4.1.Порядок и формы контроля за исполнением муниципальной функции определены Положением об отделе, утвержденным постановлением главы администрации Поназыревского муниципального района от 05.02.2008 N 29 "Об утверждении Положения об отделе по делам архивов администрации Поназыревского муниципального района Костромской области".
4.2.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению муниципальной функции и принятием решений, осуществляет заведующий отделом по делам архивов, который отвечает за организацию работы по исполнению муниципальной функции.
4.3.Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной функции включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав источника комплектования, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения источника комплектования, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц отдела по делам архивов.
4.4.Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы отдела) и внеплановыми, в том числе по конкретному обращению источника комплектования.
4.5.Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению. В случае выявления нарушений прав источника комплектования, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Раздел V. Порядок обжалования действий (бездействия) должностного лица, а также принимаемого им решения при исполнении муниципальной функции
5.1.Граждане и юридические лица (далее - заявитель) вправе обратиться с жалобой на действия (бездействия) и решения, принятые в ходе исполнения настоящего Административного регламента (далее - жалоба на действия (бездействия).
5.2.В порядке досудебного обжалования жалоба на действия (бездействия) должна быть подана в письменной форме главе администрации Поназыревского муниципального района как вышестоящему должностному лицу исполнителя.
5.3.В письменном обращении (жалобе) заявитель в обязательном порядке указывает:
для юридического лица - наименование юридического лица;
для физического лица - фамилию, имя и отчество;
наименование органа, должность, фамилию, имя и отчество (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого нарушает права и законные интересы заявителя;
суть нарушения прав и законных интересов, противоправного решения, действия (бездействия);
почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ на обращение (жалобу);
личную подпись и дату.
5.4.В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к обращению (жалобе) документы и материалы, подтверждающие изложенные обстоятельства, либо их копии.
5.5.Основанием начала процедуры досудебного обжалования является поступление жалобы на действия (бездействия) и решения, принятые в ходе исполнения настоящего Административного регламента вышестоящему должностному лицу. Рассмотрение поступивших жалоб на действия (бездействия) осуществляется в порядке, предусмотренном действующим законодательством.
5.6.Лица, подавшие жалобу вправе знакомиться со всеми материалами по их обращениям, которые подлежат обжалованию.
5.7.Глава администрации Поназыревского муниципального района или должностное лицо администрации района, которому поручено рассмотрение поступившего обращения (жалобы):
- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения (жалобы), в случае необходимости - с участием заявителя, направившего обращение (жалобу), или его законного представителя;
- запрашивает необходимые для рассмотрения обращения (жалобы) документы и материалы;
- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в обращении (жалобе) вопросов.
5.8.Если в результате рассмотрения, обращение (жалоба) признано обоснованным, то принимается решение об осуществлении действий по устранению предмета обращения (жалобы) и применению мер ответственности к должностному лицу, допустившему нарушения в ходе исполнения муниципальной функции.
5.9.Обращение (жалоба) считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.
5.10.Обращение (жалоба) остается без рассмотрения в следующих случаях:
- если в обращении (жалобе) не указаны необходимые в соответствии с Административным регламентом данные о заявителе;
- в случае если текст обращения (жалобы) не поддается прочтению,
- в случае если в обращении (жалобе) отсутствуют сведения об обжалуемом решении, действии (бездействии),
- в случае если обращение (жалоба) содержит оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица исполняющего муниципальную функцию.
5.11.Если в обращении (жалобе) заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми в адрес отдела по делам архивов обращениями (жалобами), и при этом в данном обращении (жалобе) не приводятся новые доводы или обстоятельства, Глава администрации Поназыревского района вправе принять решение о безосновательности очередного обращения (жалобы) и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу.
5.12.О данном решении заявитель, направивший жалобу, должен быть письменно уведомлен в течение 30 дней с момента регистрации очередного обращения (жалобы) в Администрации района.
5.13.По итогам рассмотрения жалобы на действия (бездействия) должностного лица при исполнении муниципальной функции, заявителю направляется письменный ответ о принятом решении в сроки, установленные действующим законодательством, в том числе с указанием мер дисциплинарного воздействия, принятых в отношении лиц, допустивших нарушения настоящего Административного регламента (в случае если нарушения были допущены).
5.14.Если в жалобе не указана фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.
5.15.Заявитель вправе обжаловать, действия (бездействия) и решения должностного лица по исполнению муниципальной функции в судебном порядке, обратившись с соответствующим заявлением в суд общей юрисдикции в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.
Приложение от 11 мая 2010 года к № 142
Приложение 1 к Административному регламенту администрации Поназыревского муниципального района исполнения муниципальной функции по комплектованию, учету, хранению и использованию архивных документов и архивных фондов муниципального архива
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
____________ Расшифровка
(личная подпись) подписи
Дата
Фонд N ___
Опись N ____
Дел постоянного хранения
за _______________ годы | N п/п | Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Даты дела (тома, части) | Количество листов в деле (томе, части) | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
В данный раздел описи внесено ________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N ____ по N ____, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя раздела описи _________________ _____________________
(личная подпись) (расшифровка подписи)
Дата
ОДОБРЕНА
протоколом ЦЭК (ЭК) организации
от "___" ___________ _____ года N ___
Формат А4 (210Х297) Приложение от 11 мая 2010 года к № 142
Приложение 2 к Административному регламенту администрации Поназыревского муниципального района исполнения муниципальной функции по комплектованию, учету, хранению и использованию архивных документов и архивных фондов муниципального архива
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
____________ Расшифровка
(личная подпись) подписи
Дата
Фонд N ___
Опись N ____
Дел по личному составу
за _______________ годы | N п/п | Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Даты дела (тома, части) | Срок хранения дела (тома, части) | Количество листов в деле (томе, части) | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
В данный раздел описи внесено ________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N ____ по N ____, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя раздела описи _________________ _____________________
(личная подпись) (расшифровка подписи)
Дата
ОДОБРЕНА
протоколом ЦЭК (ЭК) организации
от "___" ___________ _____ года N ___
Формат А4 (210Х297) Приложение от 11 мая 2010 года к № 142
Приложение 3 к Административному регламенту администрации Поназыревского муниципального района исполнения муниципальной функции по комплектованию, учету, хранению и использованию архивных документов и архивных фондов муниципального архива
Наименование организации
АКТ УТВЕРЖДАЮ
_______________ N ___________ Наименование должности
_____________________________ руководителя организации
(место составления)
_____________ Расшифровка
(личная подпись) подписи
Дата
о необнаружении документов, Фонд N __________________
пути розыска, которых исчерпаны (название фонда)
В результате _________________________________________________ установлено
(наименование мероприятия)
отсутствие в архивном фонде перечисленных ниже дел, предпринятые
ведомственным архивом меры по розыску дел положительных результатов не
дали, в связи, с чем считаем возможным снять с учета: | Опись N | Ед.хр. N | Заголовок дела | Количество листов | Крайние даты | Предполагаемые причины отсутствия |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Итого _____________________________________________________________ ед.хр.
(цифрами и прописью)
Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено
следующими делами: _______________________________________________________
(номера ед.хр. и их групповые заголовки)
Наименование должности ________________ _______________________
руководителя архива (подпись) (расшифровка подписи)
(лица, ответственного за архив)
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от "__" ___________ ____ года N __ от "__" ___________ ____ года N __
Формат А4 (210Х297) Приложение от 11 мая 2010 года к № 142
Приложение 4 к Административному регламенту администрации Поназыревского муниципального района исполнения муниципальной функции по комплектованию, учету, хранению и использованию архивных документов и архивных фондов муниципального архива
Наименование организации
АКТ УТВЕРЖДАЮ
_________ N ____________ Наименование должности
________________________ руководителя организации
(место составления) _____________ ____________
о выделении к уничтожению Подпись Расшифровка
документов, не подлежащих подписи
хранению Дата
На основании _____________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием
сроков их хранения)
__________________________________________________________________________
Отработаны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документов фонда N ______________________
(название фонда) | N п/п | Заголовок дела или групповой заголовок дел | Крайние даты дел | Номера описей | Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или N дела по описи | Кол-во ед.хр. (томов, частей) | Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Итого ________________________________ ед.хр. за ___________________ годы.
(цифрами и прописью)
Описей дел постоянного хранения и дел по личному составу за _________ годы
согласованы с ЭПК ________________________________________________________
(наименование архивного учреждения)
Наименование должности лица,
проводившего обработку
документов _____________ ___________________
Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
протокол ЦЭК(ЭК)
от "__" __________ _____ года N __
Формат А4 (210Х297) Приложение от 11 мая 2010 года к № 142
Книга учета поступления и выбытия документов
| N п/п | Дата поступле- ния или выбытия документа | Наименова- ние организации (структур- ного подразделе- ния, должностно- го лица, архива), от которой поступили или выбыли документы | Наимено- вание, номер и дата докумен- та, по которому поступили или выбыли документы | Название и номер архивно- го фонда, описи поступи- вших или выбывших докумен- тов | Крайние даты поступивших или выбывших документов | Поступление описанных документов | Выбытие описанных документов | Неописанных дел, документов, листов | Приме- чание | |||||
| Количество дел | Количество дел | |||||||||||||
| постоян- ного хранения | временно- го (свыше 10 лет) | по личному составу | постоян- ного хранения | време- нного (свыше 10 лет) | по личному составу | посту- пило | выбыло | |||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 |
Итого в ________ году поступило __________________ _______________ед. хр.,
(цифрами и прописью)
в том числе:
показываются раздельно итоговые данные по графам 7, 8, 9, 13 книги;
выбыло ____________________ ед. учета (+ документов, листов), в том числе:
(цифрами и прописью)
показываются раздельно итоговые данные по графам 10, 11, 12, 14 книги.
Наименование должности лица,
составившего итоговою годовую запись ______________ ____________________
Подпись Расшифровка подписи
Заведующий архивом ______________ ____________________
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А3 (297Х420) Приложение от 11 мая 2010 года к № 142
Приложение 6 к Административному регламенту администрации Поназыревского муниципального района исполнения муниципальной функции по комплектованию, учету, хранению и использованию архивных документов и архивных фондов муниципального архива
| Название фонда | Крайние даты каждого названия | N фонда |
Топографические отметки
| Дата записи | N описи | Поступление | Выбытие | (наличие остаток) ед. хр. | |||||
| годы | колич. ед. хр. | годы | колич. ед. хр. | основание выбытия | пост. хр. | врем. хр. | личн. состава | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
Обратная сторона
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
Приложение от 11 мая 2010 года к № 142
Журнал учета обработки и сдачи документов в
отдел по делам архивов
| Прием документов | Обработка документов | |||||
| N п/п | N фонда | Наименование организации | Принято документов | Постоянного срока хранения | Личный состав | квартал |
Приложение от 11 мая 2010 года к № 142
АКТ N ____ о сдаче документальных материалов Архив-сдатчик ___________________________________________________________
АКТ N ____ о сдаче документальных материалов Архив-сдатчик ___________________________________________________________
Учреждение ______________________________________________________________
Архив-приемщик __________________________________________________________
Учреждение ______________________________________________________________
Основание сдачи _________________________________________________________
Название фонда __________________________________________________________
_________________________________________________________________________
(название учреждения, материалы, которого подлежат сдаче)
| N опис. | Количество экз. описи | Крайние даты материалов | Количество единиц хранения | Примечание |
Всего описей _____________________________ Всего единиц хранения ____________________ Состояние документальных материалов и описей _____________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ Одновременно сдаются документы Печать архива-сдатчика Сдал: Подпись Расшифровка Печать архива-приемщика Принял: Подпись Расшифровка Дата
Приложение от 11 мая 2010 года к № 142
Книга выдачи дел из архивохранилища
| N п/п | Дата выдачи | Архив- ный фонд N | Сводная опись дел N | Дело N | Кому выдано | Распи- ска в полу- чении дела | Дата возвра- та дела | Рас- писка в возвра- щении дела | Примех чание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
Итого в ____________________ году выдано из архивохранилища N ____________
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника,
составившего итоговую запись __________________ Расшифровка
(личная подпись) подписи
Дата
Формат А4 (210Х297) Приложение от 11 мая 2010 года к № 142
Журнал регистрации выданных архивных справок архивных выписок, архивных копий
| N п/п | Автор запроса, адрес, телефон | Дата и регист- рационный номер запроса | Краткое содер- жание запроса | Наимено- вание выданного документа (архивная справка, архивная выписка, архивная копия) | Дата и регист- рационный номер выданного документа | Распис- ка в получе- нии или дата отправ- ки | Приме- чание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Формат А4 (210Х297)
Приложение от 11 мая 2010 года к № 142
Журнал регистрации посещений пользователями читального зала
| N п/п | Дата посещения | Кол-во выданных ед. хр. и описей | Фамилия, инициалы пользователя (разборчиво) |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
Итого в _________ году количество посещений читального зала пользователями
составило ________________________________________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности сотрудника
архива Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210х297 мм)