О регламенте работы с электронной почтой в администрации Костромской области и исполнительных органах государственной власти Костромской области

В целях упорядочения оперативного обмена информацией структурных подразделений администрации Костромской области и исполнительных органов государственной власти Костромской области и совершенствования организации электронного документооборота в администрации Костромской области администрация Костромской области постановляет:

1.Утвердить прилагаемый регламент работы с электронной почтой в администрации Костромской области и исполнительных органах государственной власти Костромской области (далее - Регламент).

2.Управлению информатизации и связи администрации области обеспечить функционирование почтового сервера и открытие почтовых ящиков по заявкам руководителей структурных подразделений администрации области и исполнительных органов государственной власти Костромской области, а также ведение единой адресной книги электронных адресов.

3.Руководителям структурных подразделений администрации области, исполнительных органов государственной власти Костромской области внести изменения в официальные бланки, добавив в них адрес электронной почты для официальной переписки.

4.Рекомендовать главам муниципальных образований Костромской области разработать и утвердить порядок работы с электронной почтой, представить данные в управление информатизации и связи администрации области об официальных адресах электронной почты для включения в единую адресную книгу.

5.Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя губернатора Костромской области, координирующего работу по вопросам реализации государственной и выработке региональной политики в сфере развития информационных технологий и связи.

6.Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

Губернатор

Костромской области

И.СЛЮНЯЕВ

1.Настоящий регламент определяет порядок ведения открытой служебной переписки в администрации Костромской области и исполнительных органах государственной власти Костромской области по электронной почте.

2.Электронная почта в администрации Костромской области и исполнительных органах государственной власти Костромской области может быть использована только в служебных целях. Использование электронной почты в других целях категорически запрещено. Содержимое любого электронного почтового ящика может быть проверено без предварительного уведомления по требованию непосредственного либо вышестоящего руководителя.

3.Доступ к электронной почтовой системе осуществляется с помощью почтового клиента, поддерживающего работу по протоколам SMTP и POP3 (рекомендуемые к использованию: MS Outlook, Outlook Express, Thunderbird и другие).

4.Бесперебойное функционирование почтового сервера администрации Костромской области обеспечивается специалистами управления информатизации и связи администрации области.

5.По электронной почте производится прием и передача служебной информации (кроме конфиденциальной, содержащей персональные данные специалистов и информации для служебного пользования) в структурные подразделения аппарата администрации области, исполнительные органы государственной власти Костромской области, органы местного самоуправления муниципальных образований Костромской области, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти в Костромской области и другие организации (далее - подразделения).

6.Официальным адресом электронной почты администрации Костромской области является адрес: [email protected]. Электронная почта, полученная или отправленная с этого адреса, обрабатывается в управлении информатизации и связи администрации области. Электронная почта, поступившая на адрес [email protected], обрабатывается в секретариате губернатора Костромской области. Информация, поступившая в адрес губернатора Костромской области (далее - губернатор области), администрации Костромской области (далее - администрация области) распечатывается и передается в отдел корреспонденции и документооборота управления делопроизводства администрации области для последующей регистрации. Информация, поступившая в адрес первых заместителей, заместителей губернатора Костромской области, статс-секретаря - заместителя губернатора Костромской области (далее - заместители губернатора области), подразделений перенаправляется в адреса электронной почты соответствующих подразделений.

7.Для обработки, передачи и приема служебной информации по электронной почте подразделений назначается ответственный специалист в соответствии с его должностными обязанностями (далее - оператор электронной почты).

8.Для отправки электронного сообщения исполнитель оформляет документ в соответствии с требованиями, предъявляемыми Инструкцией по делопроизводству в администрации Костромской области, и представляет электронную копию оператору электронной почты для отправки адресату.

9.Передаваемые с помощью электронной почты официальные документы должны иметь исходящий регистрационный номер.

10.Допускается рассылка служебных писем администрации области, губернатора области, правовых актов губернатора области, администрации области, поручений и протоколов совещаний при губернаторе области, заместителях губернатора области как электронных копий с последующим направлением документов на бумажном носителе или подписанных электронной цифровой подписью руководителя.

11.Электронные копии справочно-информационных материалов, не имеющие исходящего регистрационного номера, при отправлении электронной почтой могут не иметь бумажной копии и должны передаваться с сопроводительным письмом, подписанным электронной цифровой подписью руководителя.

12.Все передаваемые по электронной почте файлы должны пройти проверку антивирусными средствами в соответствии с требованиями, предъявляемыми к рабочим станциям, подключенным к локальной сети администрации Костромской области.

13.Размер передаваемой в одном сообщении информации не должен превышать 10 Мегабайт. Передача объемной информации осуществляется в архивированном виде.

14.Ответственность за подготовку информации к передаче по электронной почте несет оператор электронной почты.

15.При получении электронного сообщения оператор электронной почты:

1) распечатывает полученное сообщение в одном экземпляре и регистрирует в установленном порядке (порядок регистрации электронной корреспонденции в подразделениях определяется их руководителем);

2) передает документ на рассмотрение руководителю или, если указано, непосредственно адресату;

3) в случае невозможности прочтения электронного сообщения уведомляет об этом отправителя.

16.Для получения подтверждений доставки сообщений оператор электронной почты включает в своем почтовом программном обеспечении запрос уведомления о прочтении сообщения. Оператор электронной почты, получивший сообщение с уведомлением, подтверждает его получение.

17.Принятые и отправленные электронные сообщения сохраняются в соответствующих архивных папках в течение месяца.

18.При работе с электронной почтой запрещается:

1) отправлять сообщения с вложенными исполняемыми файлами (файлы с расширением ".exe", ".com");

2) рассылать через электронную почту материалы, содержащие вирусы или другие компьютерные коды, файлы или программы, предназначенные для нарушения, уничтожения либо ограничения функциональности любого компьютерного или телекоммуникационного оборудования или программ, для осуществления несанкционированного доступа, а также серийные номера к коммерческим программным продуктам и программы для их генерации, логины, пароли и прочие средства для получения несанкционированного доступа к платным ресурсам в Интернете, а также ссылки на вышеуказанную информацию;

3) распространять информацию, содержание и направленность которой запрещены международным и российским законодательством, включая материалы, носящие угрожающую, клеветническую, непристойную информацию, а также информацию, оскорбляющую честь и достоинство других лиц, материалы, способствующие разжиганию национальной розни, подстрекающие к насилию, призывающие к совершению противоправной деятельности и т.д.;

4) предоставлять третьим лицам пароль доступа к своему почтовому ящику.