О регламенте работы с электронной почтой в администрации Шарьинского муниципального района

В целях упорядочения оперативного обмена информацией структурных подразделений администрации Шарьинского муниципального района (далее - администрация) и совершенствования организации электронного документооборота в администрации администрация Шарьинского муниципального района постановляет:

1.Утвердить прилагаемый регламент работы с электронной почтой в администрации Шарьинского муниципального района (далее - Регламент).

2.Главному специалисту по компьютерам (Дешкович С.С.) обеспечить функционирование почтового сервера и открытие почтовых ящиков по заявкам руководителей структурных подразделений администрации, а также ведение единой адресной книги электронных адресов.

3.Руководителям структурных подразделений администрации внести изменения в официальные бланки, добавив в них адрес электронной почты для официальной переписки.

4.Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами главы администрации Шарьинского муниципального района (Герасимова Л.В.).

5.Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования в официальном информационном бюллетене "Вестник Шарьинского района".

Глава Шарьинского

муниципального района

Костромской области

Н.С.ГЛУШАКОВ

1.Настоящий регламент определяет порядок ведения открытой служебной переписки в администрации Шарьинского муниципального района (далее - администрация) по электронной почте.

2.Электронная почта в администрации может быть использована только в служебных целях. Использование электронной почты в других целях категорически запрещено. Содержимое любого электронного почтового ящика может быть проверено без предварительного уведомления по требованию непосредственного либо вышестоящего руководителя.

3.Доступ к электронной почтовой системе осуществляется с помощью почтового клиента, поддерживающего работу по протоколам SMTP и POP3 (рекомендуемые к использованию: MS Outlook, Outlook Express и другие).

4.По электронной почте производится прием и передача служебной информации (кроме конфиденциальной, содержащей персональные данные специалистов, и информации для служебного пользования) в структурные подразделения администрации области, органы местного самоуправления муниципальных образований Костромской области, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти в Костромской области и другие организации (далее - подразделения).

5.Официальным адресом электронной почты администрации является адрес: [email protected]. Электронная почта, полученная или отправленная с этого адреса, обрабатывается главным специалистом по компьютерам администрации Шарьинского муниципального района.

6.Для обработки, передачи и приема служебной информации по электронной почте подразделений назначается ответственный специалист в соответствии с его должностными обязанностями (далее - оператор электронной почты).

7.Для отправки электронного сообщения исполнитель оформляет документ в соответствии с требованиями, предъявляемыми Инструкцией по делопроизводству в администрации, и представляет электронную копию оператору электронной почты для отправки адресату.

8.Передаваемые с помощью электронной почты официальные документы должны иметь исходящий регистрационный номер.

10.Допускается рассылка служебных писем администрации, главы администрации, правовых актов главы администрации, поручений и протоколов совещаний при главе администрации, заместителях главы администрации как электронных копий с последующим направлением документов на бумажном носителе или подписанных электронной цифровой подписью руководителя.

11.Электронные копии справочно-информационных материалов, не имеющие исходящего регистрационного номера, при отправлении электронной почтой могут не иметь бумажной копии и должны передаваться с сопроводительным письмом, подписанным электронной цифровой подписью руководителя. Все передаваемые по электронной почте файлы должны пройти проверку антивирусными средствами в соответствии с требованиями, предъявляемыми к рабочим станциям, подключенным к локальной сети администрации.

12.Размер передаваемой в одном сообщении информации не должен превышать 2 Мегабайт. Передача объемной информации осуществляется в архивированном виде.

13.Ответственность за подготовку информации к передаче по электронной почте несет оператор электронной почты.

14.При получении электронного сообщения оператор электронной почты:

1) распечатывает полученное сообщение в одном экземпляре и регистрирует в установленном порядке (порядок регистрации электронной корреспонденции в подразделениях определяется их руководителем);

2) передает документ на рассмотрение руководителю или, если указано, непосредственно адресату;

3) в случае невозможности прочтения электронного сообщения уведомляет об этом отправителя.

16.Для получения подтверждений доставки сообщений оператор электронной почты включает в своем почтовом программном обеспечении запрос уведомления о прочтении сообщения. Оператор электронной почты, получивший сообщение с уведомлением, подтверждает его получение.

17.Принятые и отправленные электронные сообщения сохраняются в соответствующих архивных папках в течение месяца.

18.При работе с электронной почтой запрещается:

1) отправлять сообщения с вложенными исполняемыми файлами (файлы с расширением ".exe", ".com");

2) рассылать через электронную почту материалы, содержащие вирусы или другие компьютерные коды, файлы или программы, предназначенные для нарушения, уничтожения либо ограничения функциональности любого компьютерного или телекоммуникационного оборудования или программ, для осуществления несанкционированного доступа, а также серийные номера к коммерческим программным продуктам и программы для их генерации, логины, пароли и прочие средства для получения несанкционированного доступа к платным ресурсам в Интернете, а также ссылки на вышеуказанную информацию;

3) распространять информацию, содержание и направленность которой запрещены международным и российским законодательством, включая материалы, носящие угрожающую, клеветническую, непристойную информацию, а также информацию, оскорбляющую честь и достоинство других лиц, материалы, способствующие разжиганию национальной розни, подстрекающие к насилию, призывающие к совершению противоправной деятельности и т.д.;

4) предоставлять третьим лицам пароль доступа к своему почтовому ящику.