Ярославская область
Распоряжение от 21 июля 2011 года № 201
Об утверждении Инструкции о порядке обращения с документированной служебной информацией (ДСП) в структурных подразделениях, отраслевых (функциональных) органах администрации городского округа город Рыбинск, обладающих правами юридического лица
Принято
Администрацией городского округа г. Рыбинск (Ярославская обл.)
Администрацией городского округа г. Рыбинск (Ярославская обл.)
В целях совершенствования организации защиты информации для служебного пользования в администрации городского округа город Рыбинск и исполнения Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"
ОБЯЗЫВАЮ:
1.Утвердить Инструкцию о порядке обращения с документированной служебной информацией (ДСП) в структурных подразделениях, отраслевых (функциональных) органах администрации городского округа город Рыбинск, обладающих правами юридического лица (прилагается).
2.Контроль исполнения данного распоряжения возложить на заместителя главы администрации по режиму, общественной безопасности и профилактике правонарушений Киселева А.А.
И.о. главы
администрации городского
округа г. Рыбинск
Л.Ч.МОЖЕЙКО
Приложение
к Распоряжению от 21 июля 2011 года № 201 .
Информация
к Распоряжению от 21 июля 2011 года № 201 .
Информация
Информацией (дсп) в структурных подразделениях, отраслевых (функциональных) органах администрации городского округа город рыбинск, обладающих правами юридического лица
1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.Настоящая Инструкция определяет общий порядок обращения с документами и другими материальными носителями <*> информации (далее - документами), содержащими служебную информацию в структурных подразделениях администрации, отраслевых (функциональных) органах администрации, обладающих правами юридического лица (в дальнейшем - подразделениях).
--------------------------------
<*> Требования настоящей Инструкции распространяются на порядок обращения с иными материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудиопленки, машинные носители информации).
Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.2.К документированной служебной информации относится несекретная информация, касающаяся деятельности структурных подразделений и отраслевых (функциональных) органов администрации, обладающих правами юридического лица, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
Необходимость присвоения документам грифа "Для служебного пользования" (в дальнейшем - "ДСП") определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
1.3.Руководители структурных подразделений, отраслевых (функциональных) органов администрации, обладающих правами юридического лица, принявшие решение об отнесении документированной информации к разряду "ДСП", несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения, а также за обеспечение защиты носителей информации "ДСП" и использование средств оргтехники при подготовке этих документов.
1.4.Документированная служебная информация без санкции главы городского округа или заместителей главы администрации, в подчинении которых находятся структурные подразделения или отраслевые (функциональные) органы администрации, обладающие правами юридического лица, владеющие этой информацией, не подлежит разглашению (распространению).
1.5.За разглашение документированной служебной информации, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, виновное лицо может быть привлечено к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.
1.6.Контроль за осуществлением учета, размножения, хранения и использования документов, дел и изданий с грифом "Для служебного пользования" возлагается на комитет по мобилизационной работе и защите информации.
1.7.Сотрудники структурных подразделений, отраслевых (функциональных) органов администрации, обладающих правами юридического лица, имеющие отношение к работе с документами, делами и изданиями "Для служебного пользования", должны быть в обязательном порядке ознакомлены с настоящей Инструкцией.
Сотрудникам (исполнителям), работающим с документами и изданиями "Для служебного пользования", запрещается сообщать устно или письменно кому бы то ни было сведения, содержащиеся в этих документах и изданиях, если это не вызывается служебной необходимостью.
1.8.При работе с документами "Для служебного пользования", кроме настоящей Инструкции, следует также руководствоваться Инструкцией по делопроизводству в администрации города Рыбинска.
2.ПОРЯДОК ПРИЕМА И УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ И ИЗДАНИЙ
2.1.Прием и учет (регистрация) документов и изданий "Для служебного пользования" в администрации городского округа осуществляется общим отделом, а в структурных подразделениях, отраслевых (функциональных) органах администрации, обладающих правами юридического лица, - ответственными работниками, которым поручен учет несекретной документации.
2.2.Не допускается движение документов с грифом "Для служебного пользования" без предварительной регистрации. Вся поступающая в подразделения корреспонденция "Для служебного пользования" принимается и вскрывается сотрудниками, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.
В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов "Для служебного пользования" или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю.
Ошибочно поступившие документы и издания "Для служебного пользования" возвращаются отправителю.
2.3.Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания "Для служебного пользования". Такие документы учитываются по количеству листов, а издания (книги, журналы, брошюры) - по экземплярам.
Документы с грифом "ДСП" учитываются отдельно от несекретной документации. Учет документов и изданий "Для служебного пользования" ведется в журналах (приложение 1).
Движение документов и изданий "Для служебного пользования" должно своевременно отражаться в журналах.
2.4.На каждом зарегистрированном документе, а также на сопроводительном письме к изданиям "Для служебного пользования" проставляется штамп, в котором указываются наименование организации, регистрационный номер документа и дата его поступления. На всех приложениях ставится штамп "Приложение к вх. N ____" или делается соответствующая запись.
2.6.Тираж документа "Для служебного пользования", полученный для рассылки, регистрируется под одним номером.
Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются за номером этого документа (издания), о чем делается отметка на размножаемом документе (издании) и в учетных формах. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.
3.РАЗМНОЖЕНИЕ И РАССЫЛКА (ОТПРАВКА) ДОКУМЕНТОВ И ИЗДАНИЙ
3.1.Документы с грифом "ДСП":
- печатаются с указанием на оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона, дата печатания, фамилия специалиста, печатавшего документ. Подписанные документы передаются для регистрации специалисту, осуществляющему их учет;
ОБРАЗЕЦ: отп. 2 экз.
экз. N 1 - в департамент финансов
экз. N 2 - в дело
исп. и печ. Иванов
тел. 00-00-00
уч. N _____
"__" _______ 20___ г.- передаются специалистам структурных подразделений, отраслевых (функциональных) органов администрации, обладающих правами юридического лица, под расписку. Передача документов с грифом "ДСП" и дел, содержащих такие документы от одного специалиста другому, осуществляется только с разрешения руководителя структурного подразделения организации;
- пересылаются сторонним организациям спецсвязью или заказными или ценными почтовыми отправлениями;
- не могут передаваться по незащищенным каналам компьютерно-модемной, факсимильной и телеграфной связи, а также по электронной почте.
3.2.Отпечатанные и подписанные документы "Для служебного пользования" передаются для регистрации специалисту, осуществляющему их учет.
3.3.На исходящих документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих документированную служебную информацию, гриф "ДСП" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
При необходимости направления документов с грифом "ДСП" нескольким адресатам, составляется указатель рассылки, в котором проставляются номера экземпляров отправляемых документов всем адресатам.
3.4.Размножение документов и изданий с грифом "Для служебного пользования" осуществляется только с письменного разрешения руководителя структурного подразделения, подготовившего документ. Учет размноженных документов осуществляется по экземплярам.
Документы и издания "Для служебного пользования", полученные от сторонних организаций, могут быть размножены только с их согласия.
3.5.Отправляемые документы, дела и издания "Для служебного пользования" должны быть помещены в конверты либо упакованы. Запрещается использовать конверты с прозрачными "окошками" для пересылки этих документов.
3.6.На упаковке (конверте) указываются адреса и наименования получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением отметки "ДСП", например:
ПОЛУЧАТЕЛЬ: 121010, Москва, К-10, Организация п/я У-087, N 378-ДСП, N 456-ДСП.
4.ГРУППИРОВКА ИСПОЛНЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛА
4.1.Документы с грифом "Для служебного пользования" после исполнения группируются в дела. Порядок их группировки предусматривается номенклатурами дел несекретного делопроизводства.
4.2.Документы с грифом "Для служебного пользования" в зависимости от производственной необходимости группируются в отдельные дела. Для документов мобилизационного назначения в обязательном порядке заводится отдельное дело.
Допускается включать в дела с грифом "Для служебного пользования" несекретные документы, не имеющие аналогичного грифа, но соответствующие ему по содержанию.
В подразделениях, в деятельности которых образуется небольшое количество документов "Для служебного пользования", может быть предусмотрено заведение одного дела, которое именуется "Документы "Для служебного пользования". Срок хранения такого дела не устанавливается, а ставится надпись "до минования надобности", либо срок хранения такого дела устанавливается по максимальному сроку хранения содержащихся в нем документов.
5.ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ, ДЕЛ И ИЗДАНИЙ. СНЯТИЕ С ДЕЛ ГРИФА "ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ"
5.1.К работе с делами "Для служебного пользования" допускаются имеющие к ним непосредственное отношение должностные лица, а к документам - согласно указаниям, содержащимся в резолюциях руководителей структурных подразделений, отраслевых (функциональных) органов администрации, обладающих правами юридического лица.
5.2.Запрещается пользоваться сведениями из документов и изданий "Для служебного пользования" для открытых выступлений или опубликования в открытой печати, передачах по радио и телевидению, экспонировать такие документы и издания на выставках, демонстрировать их на стендах и т.д.
5.3.Представители других организаций допускаются к ознакомлению и работе с документами и изданиями "Для служебного пользования" с разрешения руководителей структурных подразделений и отраслевых (функциональных) органов, в ведении которых находятся эти материалы, при наличии письменного запроса тех организаций, в которых они работают, с указанием темы выполняемого задания.
5.4.Дела и издания "Для служебного пользования" выдаются исполнителям и принимаются от них под расписку в "Карточке учета выдачи документа (дела)" (приложение 2).
5.5.Снятие копий для сторонних организаций с документов и изданий "Для служебного пользования" производится на основании письменных запросов с разрешения руководителя структурного подразделения, подготовившего эти документы или издания.
5.6.Решение вопроса о снятии грифа "Для служебного пользования" возлагается на создаваемую в установленном порядке специальную комиссию, в состав которой включаются представители комитета по мобилизационной работе и защите информации, режимно-секретного подразделения (спецчасти) и руководители структурных подразделений администрации или отраслевых (функциональных) органов администрации, обладающих правами юридического лица.
Решение комиссии оформляется составляемым в произвольной форме актом, который утверждается заместителем главы администрации по режиму, общественной безопасности и профилактике правонарушений. В акте перечисляются дела (или отдельные документы), с которых гриф "Для служебного пользования" снимается.
Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив, а на дела постоянного срока хранения - в государственный архив, второй экземпляр остается в подразделении.
5.7.На обложках дел гриф "Для служебного пользования" погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для его снятия.
5.8.При снятии грифа "ДСП" на документах, изданиях, а также в журналах учета делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.
6.ОТБОР ДОКУМЕНТОВ, ДЕЛ И ИЗДАНИЙ ДЛЯ ХРАНЕНИЯ И К УНИЧТОЖЕНИЮ
6.1.Проведение экспертизы научной и практической ценности документов и дел "Для служебного пользования", рассмотрение и утверждение ее результатов производится в соответствии с требованиями и порядком, установленными для несекретных материалов.
6.2.Отобранные к уничтожению дела "Для служебного пользования", не имеющие исторической ценности и утратившие практическое значение, могут оформляться отдельным актом или включаться в общий акт вместе с другими отобранными к уничтожению несекретными делами. При этом в графе "Заголовки дел" после номеров этих дел проставляется отметка "ДСП". В учетных формах об этом делается соответствующая отметка со ссылкой на соответствующий акт.
7.ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ, ДЕЛ И ИЗДАНИЙ. ПРОВЕРКА ИХ НАЛИЧИЯ
7.1.Документы, дела и издания "Для служебного пользования" должны храниться в служебных помещениях в надежно запираемых шкафах (хранилищах). При этом должны быть созданы надлежащие условия, обеспечивающие их физическую сохранность.
7.2.Выданные для работы дела "Для служебного пользования" с разрешения руководителя подразделения могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.
7.3.Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом "Для служебного пользования" из одного дела в другое без санкции лица, осуществляющего их учет. Обо всех проведенных изъятиях или перемещениях делаются отметки в журналах учета.
Запрещается выносить документы, дела и издания "Для служебного пользования" из служебных помещений для работы с ними на дому.
7.5.При смене в подразделении специалиста, ответственного за учет документов с грифом "ДСП", составляется акт приема-передачи этих документов, который утверждается руководителем структурного подразделения.
7.6.Проверка наличия документов, изданий и дел, содержащих документы с грифом "ДСП" в структурных подразделениях и отраслевых (функциональных) органах администрации, обладающих правом юридического лица, проводится не реже одного раза в год (по итогам года) комиссиями, назначаемыми приказом руководителя структурного подразделения или отраслевого (функционального) органа, обладающего правом юридического лица. В состав комиссий включается специалист, ответственный за учет и хранение этих документов. Копия акта о проверке представляется в спецбюро администрации.
Комиссией по информационной безопасности проверка наличия документов с грифом "ДСП" в делах структурных подразделений и отраслевых (функциональных) органов администрации, обладающих правом юридического лица, проводится не реже одного раза в три года.
Результаты всех проверок оформляются актом.
7.7.О фактах утраты документов, изданий с грифом "ДСП" и дел, содержащих эти документы, а также разглашения информации, содержащейся в этих документах, ставится в известность заместитель главы администрации по режиму, общественной безопасности и профилактике правонарушений и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются заместителю главы администрации, назначившему комиссию.
На утраченные документы, издания и дела, содержащие документы с грифом "ДСП", составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в журналах учета.
Председатель комитета
по мобилизационной работе
и защите информации
Ю.Ю.ВАВИЛОВ
Приложение
к Распоряжению от 21 июля 2011 года № 201 .
Информация
к Распоряжению от 21 июля 2011 года № 201 .
Информация
Приложение
к Распоряжению от 21 июля 2011 года № 201 .
Информация
к Распоряжению от 21 июля 2011 года № 201 .
Информация
(титульный лист)
Для служебного
пользования
ЖУРНАЛ
учета входящих, отпечатанных, исходящих
и внутренних документов
Начат: "__" ____________ 20__ г.
Окончен: "__" __________ 20__ г.
На ______________ листах
(содержание граф для заполнения)| порядковый номер | дата регистрации | номер, дата поступившего документа, гриф | откуда (от кого) поступил или кому направлен документ | наименование или краткое содержание документа | фамилия исполнителя |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| количество | кому выдан документ | расписка в получении документа и дата | расписка принявшего документ от исполнителя и дата | местонахождение документа (номер дела и листа, номер акта на уничтожение и дата) | примечание | |||
| экземпляров и их номера | листов в экземпляре | листов основного документа | листов приложения | |||||
| 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 |
(образец заполнения)
| порядковый номер | дата регистрации | номер, дата поступившего документа, гриф | откуда (от кого) поступил или кому направлен документ | наименование или краткое содержание документа | фамилия исполнителя |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 1 | 03.06.2011 | 128-дсп | комитет по | о предоставлении | Иванов |
| 31.05.2011 | мобилизационной | сведений по | |||
| работе | прилагаемым формам |
| количество | кому выдан документ | расписка в получении документа и дата | расписка принявшего документ от исполнителя и дата | местонахождение документа (номер дела и листа, номер акта на уничтожение и дата) | примечание | |||
| экземпляров и их номера | листов в экземпляре | листов основного документа | листов приложения | |||||
| 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 |
| 1-й | 7 | 1 | 6 | Петров | + | + | Дело 8-дсп | |
| 06.06.2011 | 09.06.2011 | л. 12 - 18 | ||||||
Приложение
к Распоряжению от 21 июля 2011 года № 201 .
Информация
к Распоряжению от 21 июля 2011 года № 201 .
Информация
Приложение
к Распоряжению от 21 июля 2011 года № 201 .
Информация
к Распоряжению от 21 июля 2011 года № 201 .
Информация
КАРТОЧКА
учета выдачи документа (дела)
___________________________________________________________________________
(вид документа (дела), его краткое содержание,
учетный номер и дата,
___________________________________________________________________________
гриф, номер экземпляра (тома), количество листов| дата выдачи | кому выдан (подразделение, фамилия исполнителя) | номера листов дела (учетный номер документа), с которыми ознакомился исполнитель | расписка в получении или ознакомлении и дата | расписка в обратном приеме и дата |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |