Об утверждении Порядка предоставления в электронной форме услуги «Прием заявок (запросов) государственным казенным учреждением Ярославской области „Государственный архив Ярославской области“ на предоставление архивных документов (архивных справок, выписок и копий)»

В соответствии с Федеральными законами от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", постановлением Правительства области от 15.08.2011 N 599-п "Об утверждении Перечня услуг, оказываемых в Ярославской области государственными и муниципальными учреждениями и иными организациями и предоставляемых в электронной форме", приказом департамента информационно-аналитического обеспечения органов государственной власти Ярославской области от 10.02.2012 N 1 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке и утверждению порядков предоставления услуг"

ПРАВИТЕЛЬСТВО ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1.Утвердить прилагаемый Порядок предоставления в электронной форме услуги "Прием заявок (запросов) государственным казенным учреждением Ярославской области "Государственный архив Ярославской области" на предоставление архивных документов (архивных справок, выписок и копий)".

2.Контроль за исполнением постановления возложить на заместителя Губернатора области Краснова А.С.

3.Постановление вступает в силу с момента официального опубликования.

Губернатор

Ярославской области

С.Н.ЯСТРЕБОВ

1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.Порядок предоставления в электронной форме услуги "Прием заявок (запросов) государственным казенным учреждением Ярославской области "Государственный архив Ярославской области" на предоставление архивных документов (архивных справок, выписок и копий)" (далее - Порядок) разработан в целях повышения качества и доступности услуги "Прием заявок (запросов) государственным казенным учреждением Ярославской области "Государственный архив Ярославской области" на предоставление архивных документов (архивных справок, выписок и копий)" и определяет состав, последовательность, сроки выполнения процедур информационно-телекоммуникационного взаимодействия, требования к порядку их выполнения в электронном виде, а также формы контроля за исполнением Порядка.

1.2.Наименование услуги - "Прием заявок (запросов) государственным казенным учреждением Ярославской области "Государственный архив Ярославской области" на предоставление архивных документов (архивных справок, выписок и копий)" (далее - услуга).

1.3.Предоставление услуги осуществляет государственное казенное учреждение Ярославской области "Государственный архив Ярославской области" (далее - ГАЯО).

1.4.Предоставление услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);

- Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. I), ст. 3448);

- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, N 20);

- постановлением Правительства области от 15.08.2011 N 599-п "Об утверждении Перечня услуг, оказываемых в Ярославской области государственными и муниципальными учреждениями и иными организациями и предоставляемых в электронной форме";

- приказом Правительства области от 20.06.2011 N 6 "Об утверждении Устава ГКУ ЯО "Государственный архив Ярославской области";

- приказом департамента информационно-аналитического обеспечения органов государственной власти Ярославской области от 10.02.2012 N 1 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке и утверждению порядков предоставления услуг";

- данным Порядком.

1.5.Услуга предоставляется физическим и юридическим лицам (далее - заявители).

1.6.Для получения услуги заявители направляют в ГАЯО заявку (запрос) по форме согласно приложениям 1 - 5 к Порядку. Форма электронной(го) заявки (запроса) размещена на портале государственных и муниципальных услуг Ярославской области.

1.7.В заявке (запросе) должны быть указаны: наименование юридического лица; фамилия, имя и отчество (последнее - при наличии) - для физических лиц; почтовый адрес заявителя; характер и хронологические рамки запрашиваемой информации.

Запрос о стаже работы и заработной плате должен содержать сведения о:

- наименовании организации, структурного подразделения (отдела, цеха, участка);

- наименовании должности заявителя в указанный период работы.

Запрос о награждении должен содержать сведения о:

- названии награды (ордена, медали, нагрудного знака, почетного звания, грамоты и др.);

- дате награждения;

- месте работы на момент награждения и наименовании должности.

Запрос сведений о рождении, смерти или заключении брака должен содержать информацию о:

- дате регистрации;

- месте регистрации;

- фамилии, имени, отчестве родителей или супруга.

Запрос генеалогического характера должен содержать сведения о:

- лице, с которого необходимо начать поиск;

- дате рождения указанного лица и месте его рождения (населенный пункт, волость, уезд и др.);

- месте проживания указанного лица;

иные дополнительные сведения, которые могут помочь поиску: фамилии, имена, отчества, даты рождения, заключения брака или смерти интересующих лиц, в том числе супругов, детей, родителей, братьев, сестер, место рождения, проживания, сословие, вероисповедание и т.д.

К заявке (запросу) могут быть приложены копии трудовой книжки, других документов, связанных с темой заявки (запроса).

Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

1.8.Результатом предоставления услуги является получение заявителем уведомления о приеме заявки (запроса), присвоении ей (ему) регистрационного номера, сроках ее (его) рассмотрения и порядке получения ответа либо об отказе в приеме заявки (запроса) с обоснованием причин отказа (далее - уведомление).

1.9.Срок предоставления услуги - в течение 3 дней с момента поступления заявки (запроса) в ГАЯО.

1.10.Предоставление услуги осуществляется бесплатно.

1.11.Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления услуги.

Решение об отказе в приеме документов принимается в следующих случаях:

- не указана фамилия заявителя, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- не указаны сведения о наименовании либо адресе юридического лица, запрашивающего информацию;

- содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения в адрес сотрудника учреждения, угрозы его жизни, здоровью и имуществу, а также членов его семьи. Сотрудник ГАЯО вправе оставить заявку (запрос) без ответа по существу поставленных в ней (нем) вопросов и сообщить заявителю, направившему ее (его), о недопустимости злоупотребления правом.

1.12.Основания для приостановления или отказа в предоставлении услуги отсутствуют.

1.13.Перечень статусов и информации, подлежащих отправке заявителю в процессе оказания услуги.

В процессе приема заявок (запросов) заявитель информируется о:

- факте приема заявки (запроса) и присвоенном ей (ему) регистрационном номере, дате регистрации, условиях и сроках исполнения заявки (запроса);

- факте и причинах отказа в приеме заявки (запроса) с рекомендациями по их исправлению.

1.14.Порядок информирования об организации предоставления услуги.

1.14.1.Информирование о правилах предоставления услуги осуществляется ГАЯО.

Местонахождение ГАЯО и его почтовый адрес: Советская ул., д. 68, г. Ярославль, 150003.

Телефоны для справок: (4852) 30-73-78, 73-66-61.

Факс: (4852) 30-73-78.

Адрес в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет": http://www.yararchive.ru.

Адрес электронной почты ГАЯО: [email protected].

График работы ГАЯО:

понедельник - четверг с 8.30 до 17.30;

пятница с 8.30 до 16.30;

перерыв с 12.00 до 13.00;

суббота, воскресенье - выходные дни.

1.14.2.Информация об услуге предоставляется:

- по телефону;

- по письменному обращению;

- по электронной почте;

- при личном обращении граждан;

- на официальном сайте ГАЯО;

- на информационных стендах в местах предоставления услуги;

- на портале государственных и муниципальных услуг Ярославской области по адресу: http://76.gosuslugi.ru.

При консультировании заявителей по телефону и на личном приеме сотрудники ГАЯО дают исчерпывающую информацию по вопросам подачи заявок (запросов) в электронной форме.

При информировании по письменным обращениям заявителей, в том числе направленным по электронной почте, о процедуре предоставления услуги ответ на обращение направляется по почте, в том числе электронной, или факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

1.14.3.Размещение информации о правилах предоставления услуги осуществляется на официальном сайте ГАЯО, на портале государственных и муниципальных услуг Ярославской области, на информационных стендах в местах предоставления услуги.

1.14.4.Кроме того, в процессе предоставления услуги должна быть обеспечена возможность:

- получения заявителями на официальном сайте ГАЯО и на портале государственных и муниципальных услуг Ярославской области информации о предоставляемой услуге;

- получения заявителями на официальном сайте ГАЯО и на портале государственных и муниципальных услуг Ярославской области формы заявки (запроса), необходимой(го) для получения услуги в электронной форме;

- направления заявки (запроса) в электронной форме в целях получения услуги с использованием портала государственных и муниципальных услуг Ярославской области.

2.СОСТАВ, ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ И СРОКИ ВЫПОЛНЕНИЯ ПРОЦЕДУР ИНФОРМАЦИОННО-ТЕЛЕКОММУНИКАЦИОННОГО ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ, ТРЕБОВАНИЯ К ПОРЯДКУ ИХ ВЫПОЛНЕНИЯ В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ

2.1.Последовательность исполнения операций по предоставлению услуги приведена в приложении 6 к Порядку. Таблица увязки данных заявителя с оператором ГАЯО, предоставляющего услугу, приведена в приложении 7 к Порядку.

2.2.Предоставление услуги включает в себя следующие процедуры:

- прием электронной заявки (запроса) и распечатывание ее (его) на бумажном носителе;

- регистрация заявки (запроса);

- направление уведомления заявителю.

2.3.Прием электронной(го) заявки (запроса) и распечатывание ее (его) на бумажном носителе.

Основанием для начала процедуры является поступление в ГАЯО электронной(го) заявки (запроса), заполненной(го) на портале государственных и муниципальных услуг Ярославской области.

Прием и распечатывание на бумажном носителе осуществляет заведующий канцелярией ГАЯО (далее - заведующий канцелярией).

Одновременно осуществляется проверка заявки (запроса) на предмет выявления оснований для отказа в приеме заявки (запроса), указанных в пункте 1.11 раздела 1 Порядка.

Продолжительность выполнения данных действий - 10 минут.

2.4.Регистрация заявки (запроса).

Основанием для начала процедуры является получение распечатанной(го) на бумажном носителе заявки (запроса), а также отсутствие оснований для отказа в ее (его) приеме.

Заявки (запросы) регистрируются заведующим канцелярией.

Результатом процедуры является заполнение карточки регистрации заявки (запроса), присвоение заявке (запросу) регистрационного номера и проставление на ней (нем) отметки о поступлении.

Продолжительность выполнения данных действий - 10 минут.

2.5.Направление уведомления заявителю.

Основанием для начала процедуры является принятое заведующим канцелярией решение о приеме либо об отказе в приеме заявки (запроса).

Уведомление заведующий канцелярией направляет в личный кабинет заявителя на портале государственных и муниципальных услуг Ярославской области в день регистрации заявки (запроса).

В случае если выявлены основания для отказа в приеме заявки (запроса), то в уведомлении заявителю дается разъяснение причин отказа. Одновременно заявителю сообщается о праве обращения за предоставлением услуги после устранения недостатков.

Продолжительность выполнения данных действий - 15 минут.

3.ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ПОРЯДКА

3.1.Текущий контроль за исполнением положений Порядка, устанавливающих требования к предоставлению услуги, осуществляется директором ГАЯО.

3.2.Контроль за полнотой и качеством предоставления услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение обращений заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) сотрудника ГАЯО, принятие решений по ним и подготовку ответов.

Проверки могут быть плановыми и внеплановыми, в том числе по конкретному обращению заявителя.

Для проведения проверки полноты и качества предоставления услуги формируется комиссия по контролю за предоставлением услуги (далее - комиссия), в состав которой входят сотрудники ГАЯО.

По требованию комиссии сотрудник ГАЯО, осуществляющий предусмотренные Порядком действия, дает устные или письменные объяснения, представляет документы и материалы, связанные с конкретными вопросами, содержащимися в заявках (запросах).

Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Плановые проверки должны осуществляться регулярно в течение всего периода деятельности ГАЯО. По результатам проверок должны быть осуществлены необходимые меры по устранению недостатков в предоставлении услуги.

По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется применение мер ответственности к виновным лицам в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

3.3.Порядок и формы контроля за предоставлением услуги должны отвечать требованиям непрерывности и действенности (эффективности).

Граждане, их объединения и организации могут контролировать предоставление услуги путем получения информации о ней по телефону, в ответ на письменные обращения, по электронной почте, на официальном сайте ГАЯО и через портал государственных и муниципальных услуг Ярославской области.