Об утверждении Положения об отделе по делам архивов администрации Буйского муниципального района
- Принято
- Главой администрации Буйского муниципального района (Костромская обл.)
- В соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Костромской области от 19 декабря 2005 года N 347-ЗКО "О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов в Костромской области отдельными государственными полномочиями Костромской области в области архивного дела", Уставом Буйского района постановляю:
- 1. Утвердить прилагаемое Положение об отделе по делам архивов администрации Буйского муниципального района.
- 2. Признать утратившим силу постановление главы администрации Буйского муниципального района от 21.02.2006 N 134 "Об утверждении Положения отдела по делам архивов администрации Буйского муниципального района".
- 3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.
- Глава администрации
- Буйского
- муниципального района
- Костромской области
- В.А.ЯГОДИН
Положение об отделе по делам архивов администрации буйского муниципального района
- 1. Общие положения
- 1. Отдел по делам архивов администрации Буйского муниципального района (далее - отдел) является структурным подразделением администрации Буйского муниципального района (далее - администрация) без права юридического лица.
- 2. Отдел осуществляет реализацию отдельных государственных полномочий, переданных администрации, в области архивного дела.
- 3. Отдел осуществляет управление архивным делом на территории Буйского муниципального района, несет ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела на данной территории.
- 4. Отдел создается, реорганизуется и ликвидируется в установленном порядке в соответствии с постановлением главы администрации.
- 5. Положение об отделе утверждается главой администрации.
- 6. Штатное расписание и номенклатура должностей работников отдела устанавливаются главой администрации.
- 7. Отдел в своей деятельности подчиняется главе администрации, взаимодействует с комитетом по делам архивов Костромской области, государственными архивами Костромской области, структурными подразделениями администраций иных муниципальных образований Костромской области.
- 8. Отдел пользуется бланками администрации, печатью администрации в установленном порядке, в том числе для заверения архивных справок, архивных копий, выписок из архивных документов.
- Отдел может иметь необходимые для своей деятельности штампы, предусмотренные инструкцией по делопроизводству администрации.
- 9. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, законами Костромской области, иными федеральными и региональными правовыми актами в области архивного дела, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства Министерства культуры Российской Федерации, комитета по делам архивов Костромской области, Уставом Буйского муниципального района, муниципальными правовыми актами, настоящим положением.
- 10. Финансирование и материально-техническое обеспечение отдела осуществляется за счет бюджета муниципального образования и субвенций, поступающих из областного бюджета и предоставляемых местным бюджетам для осуществления отдельных государственных полномочий в области архивного дела.
- 11. Обеспечение отдела помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов, их содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание, создание необходимых для работы работников отдела условий осуществляет администрация.
- 12. Полное наименование отдела - отдел по делам архивов администрации Буйского муниципального района.
- 13. Местонахождение и почтовый адрес отдела: 157000, Костромская область, г. Буй, пл. Революции, д. 7
- 2. Задачи
- Основными задачами отдела являются:
- 1. Реализация отдельных государственных полномочий, переданных администрации, в области архивного дела, в том числе: хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, относящихся к государственной собственности Костромской области и находящихся на территории муниципального образования.
- 2. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления и организаций всех форм собственности, расположенных на территории муниципального образования.
- 3. Обеспечение реализации прав граждан и юридических лиц на получение архивной информации; информационное обеспечение органов местного самоуправления Буйского муниципального района.
- 4. Обеспечение соблюдения организациями, расположенными на территории муниципального образования, иными юридическими и физическими лицами действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации, Костромской области, муниципальных правовых актов в области архивного дела.
- 3. Функции
- Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:
- 1. Обеспечивает хранение:
- 1) архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью Костромской области и находящихся на территории муниципального образования;
- 2) архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, в том числе образовавшихся в деятельности:
- - органов местного самоуправления муниципального образования, муниципальных музеев, библиотек;
- - организаций, находящихся на территории муниципального образования;
- - иных юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность, а также находящихся в совместном ведении Буйского муниципального района и Костромской области, в том числе документов личного происхождения: семейные архивы, документальные коллекции, мемуары лиц, деятельность которых связана с историей муниципального образования;
- 3) архивных документов на различных видах носителей по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, ликвидированных (не имеющих правопреемников) организаций, действовавших на территории муниципального образования;
- 4) учетных документов, архивных справочников, печатных, аудиовизуальных и других материалов, необходимых для осуществления деятельности отдела.
- При наличии свободных площадей и по согласованию с главой администрации отдел может принимать на депозитарное хранение документы действующих государственных и муниципальных организаций, а также общественных организаций и граждан на договорной основе.
- 2. Принимает меры по созданию оптимальных условий для хранения архивных документов и обеспечения их физической сохранности.
- 3. Осуществляет комплектование архивных фондов отдела документами организаций, находящихся на территории муниципального образования, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, в том числе документами организаций, являющихся государственной собственностью Костромской области.
- 4. Разрабатывает и по согласованию с комитетом по делам архивов Костромской области представляет на утверждение главе администрации списки организаций-источников комплектования отдела, ведет работу по уточнению этих списков, изучает деятельность и состав документов организаций, организует отбор и осуществляет прием документов на хранение.
- 5. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в отделе и в организациях-источниках комплектования отдела.
- 6. Представляет в администрацию, комитет по делам архивов Костромской области в установленном порядке учетные данные, отчеты, сведения об архивных фондах и архивных документах, находящихся на хранении в отделе и в организациях-источниках комплектования отдела, в том числе являющихся государственной собственностью Костромской области.
- 7. Рассматривает и представляет на согласование и утверждение экспертно-проверочной комиссии комитета по делам архивов Костромской области положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел организаций-источников комплектования отдела, описи дел постоянного и долговременного срока хранения, дел по личному составу организаций-источников комплектования отдела и ликвидированных организаций, находящихся на территории муниципального образования.
- 8. Использует архивные документы, хранящиеся в отделе, в том числе:
- 1) обеспечивает органы местного самоуправления муниципального образования архивной информацией;
- 2) подготавливает публикации, материалы для средств массовой информации, документальные выставки;
- 3) в установленном порядке предоставляет архивные документы, хранящиеся в отделе, органам местного самоуправления, организациям и гражданам с целью их научного и практического использования;
- 4) исполняет запросы юридических и физических лиц, выдает в установленном порядке организациям и гражданам архивные справки социально-правового и иного характера, копии архивных документов, выписки из архивных документов.
- 9. Рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции отдела.
- 10. Осуществляет контроль за выполнением организациями, расположенными на территории муниципального образования, иными юридическими и физическими лицами требований действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации, Костромской области, муниципальных правовых актов в области архивного дела.
- 11. Информирует главу администрации, комитет по делам архивов Костромской области о нарушениях действующего законодательства в области архивного дела на территории муниципального образования, фактах порчи, утраты, незаконного уничтожения документов в организациях.
- 12. Вносит на рассмотрение главы администрации предложения по обеспечению сохранности архивных документов, хранящихся в отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве органов местного самоуправления муниципального образования, участвует в подготовке проектов муниципальных правовых актов по вопросам, входящим в компетенцию отдела, планов, программ развития архивного дела и делопроизводства на территории муниципального образования.
- 13. Изучает и обобщает практику деятельности ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций, распространяет их положительный опыт; проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов, экспертных комиссий и организации документов в делопроизводстве; внедряет в практику работы отдела научно-методические разработки в области архивного дела, в том числе автоматизированные архивные технологии обработки и поиска информации по хранящимся в отделе архивным документам.
- 14. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к архивным документам, автоматизированным информационно-поисковым системам, базам данных, архивным справочникам о составе и содержании архивных фондов, хранящихся в отделе, с целью оперативного поиска и использования содержащейся в них информации.
- 15. Выносит на рассмотрение администрации предложения о передаче архивных фондов и архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований.
- 16. В случае исчерпания площади архивохранилищ и невозможности ее увеличения за счет дополнительных помещений организует подготовку и передачу на постоянное хранение находящихся в отделе архивных фондов и архивных документов, описей к ним в один из государственных архивов Костромской области в соответствии с соглашением (договором) между администрацией и комитетом по делам архивов Костромской области.
- 4. Права
- Отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:
- 1. Представлять администрацию по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.
- 2. Запрашивать и получать в установленном порядке от организаций всех форм собственности независимо от их ведомственной подчиненности, расположенных на территории муниципального образования, необходимые сведения о работе ведомственных архивов и состоянии документов в делопроизводстве, в том числе о документах по личному составу.
- 3. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории муниципального образования, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, требований действующего федерального и регионального законодательства в области архивного дела, информировать руководителей организаций о состоянии хранения документов и организации документов в делопроизводстве.
- 4. Ставить перед органами государственной власти Костромской области, органами местного самоуправления и правоохранительными органами вопросы о привлечении должностных и иных лиц, выполняющих управленческие функции в организациях всех форм собственности, а также физических лиц к уголовной, административной и иной установленной законодательством Российской Федерации, Костромской области ответственности за нарушение законодательства в области архивного дела.
- 5. Давать в пределах своей компетенции организациям, расположенным на территории муниципального образования, обязательные для исполнения указания, рекомендации по вопросам архивного дела и организации делопроизводства, в том числе по устранению недостатков, выявленных в ходе проверок.
- 6. Вносить на рассмотрение администрации и комитета по делам архивов Костромской области предложения по развитию архивного дела на территории муниципального образования, улучшению обеспечения сохранности архивных документов, хранящихся в отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов по организации хранения архивных документов и организации документов в делопроизводстве.
- 7. Участвовать в рассмотрении администрацией вопросов организации архивного дела на территории муниципального образования и подготовке проектов правовых актов в установленной сфере деятельности.
- 8. Принимать участие в совещаниях, семинарах и мероприятиях, проводимых администрацией и ее структурными подразделениями, по вопросам делопроизводства и работы ведомственных архивов; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.
- 9. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий юридических лиц, расположенных на территории муниципального образования, для участия в решении вопросов сохранности документов.
- 10. Ставить перед администрацией вопросы об усовершенствовании материально-технической базы отдела, в том числе за счет финансовых средств, предоставленных администрации для осуществления отдельных государственных полномочий в области архивного дела.
- 11. Использовать информационные системы и телекоммуникационные сети администрации.
- 5. Организация работы
- 1. Деятельность отдела организуется в соответствии с годовым планом работы, согласованным с комитетом по делам архивов Костромской области и утвержденным главой администрации.
- 2. Отдел возглавляет руководитель -главный специалист отдела по делам архивов, который назначается и освобождается от должности главой администрации и непосредственно ему подчиняется.
- 3. Руководитель отделом:
- 1) организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на отдел задач и функций и реализацию предоставленных прав;
- 2) представляет интересы отдела в отношениях с органами государственной власти Костромской области, органами местного самоуправления муниципального образования, организациями независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, расположенными на территории муниципального образования, в установленной сфере деятельности;
- 3) отчитывается в установленном порядке о работе отдела, состоянии архивного дела на территории муниципального образования перед администрацией, комитетом по делам архивов Костромской области;
- 4) распределяет должностные обязанности между работниками отдела, контролирует качественное и своевременное выполнение заданий, несет ответственность за состояние трудовой дисциплины;
- 5) готовит предложения главе администрации о расстановке кадров, назначении, перемещении, поощрении и наложении дисциплинарных взысканий на работников отдела;
- 6) обеспечивает соблюдение охранного и противопожарного режимов, надлежащую техническую эксплуатацию и содержание архивохранилищ и рабочих помещений; внедряет в практику рациональные способы хранения документов, научно-методические разработки в области архивного дела; совершенствует материально-техническую базу отдела.
- 4. Руководитель отдела является муниципальным служащим и входит в Реестр муниципальных должностей.
- 5. Отдел выполняет предусмотренные данным положением задачи и функции самостоятельно, а также совместно с работниками государственных, муниципальных архивных учреждений Костромской области, работниками ведомственных архивов организаций, расположенных на территории муниципального образования, по согласованию с их руководством.
- 6. Для рассмотрения организационно-методических вопросов при отделе может создаваться на общественных началах Совет, состав которого утверждается главой администрации по представлению руководителя отделом.
- 7. При смене руководителя отделом прием-передача дел проводится специально созданной комиссией. Акт приема-передачи утверждается администрацией и представляется в комитет по делам архивов Костромской области.
- 8. При реорганизации отдела архивные фонды и архивные документы передаются в установленном порядке учреждению-правопреемнику; при ликвидации отдела или отсутствии правопреемника - в один их государственных архивов Костромской области.