Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги «Исполнение запросов пользователей —физических и юридических лиц по архивным документам».

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», постановлением Администрации Гаврилов-Ямского муниципального района от 18.10.2011г. № 1504 «Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг в новой редакции», руководствуясь статьёй 27 Устава Гаврилов-Ямского муниципального района, Администрация муниципального района

1.Утвердить административный регламент предоставления муниципальной услуги «Исполнение запросов пользователей - физических и юридических лиц по архивным документам» (Приложение).

1.Признать утратившим силу постановление Администрации Гаврилов-Ямского муниципального района от 11.06.2009 №927 «Об утверждении административного регламента».

3.Контроль за исполнением постановления возложить на заведующего архивным отделом Администрации муниципального района Маркову В.Ф.

4.Постановление опубликовать в районной массовой газете «Гаврилов-Ямский вестник» и разместить на официальном сайте Администрации Гаврилов-Ямского муниципального района в сети Интернет.

5.Постановление вступает в силу с момента официального опубликования.

И.о. Главы Администрации муниципального района - первый заместитель Главы Администрации муниципального района

В.И.Серебряков

I.Общие положения

1.1.Наименование муниципальной услуги

Административный регламент архивного отдела Администрации Гаврилов-Ямского муниципального района по предоставлению муниципальной услуги «Исполнение запросов пользователей – физических и юридических лиц по архивным документам» (далее – Регламент), определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела, а также порядок взаимодействия архивного отдела с Управлением по делам архивов Правительства Ярославской области, областным государственным архивом и федеральными государственными архивами, органами местного самоуправления и организациями при осуществлении предоставления муниципальной услуги. Административный регламент разработан в целях повышения качества предоставления муниципальной услуги, создания комфортных условий для участников отношений в соответствии с Федеральным законом 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», постановлением Администрации Гаврилов-Ямского муниципального района от 18.10.2011 №1504 «Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг в новой редакции».

1.2.Получателями муниципальной услуги являются юридические или физические лица, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

1.3.Порядок информирования заинтересованных лиц о предоставлении муниципальной услуги

Информация о порядке оказания муниципальной услуги может предоставляться архивным отделом Администрации Гаврилов-Ямского муниципального района:

1) непосредственно специалистами;

2) с использованием средств телефонной связи;

3) на официальном сайте Администрации Гаврилов-Ямского муниципального района, портале государственных и муниципальных услуг Ярославской области, Едином Портале государственных и муниципальных услуг

Место нахождения архивного отдела:

152240, ул.Молодежная, д. 1а, г.Гаврилов-Ям, Ярославская область

График работы архивного отдела Администрации Гаврилов-Ямского муниципального района:

Понедельник, вторник, среда, четверг           с 8.00  до  17.00
                             пятница           с 8.00  до  16.00
  
Обеденный перерыв                              с 12.00 до  12.48

Суббота, воскресенье                           выходной

Телефон архивного отдела: (485-34) 2-37-51

Тел:(485 34) 2-30-51 Факс: (485 34) 2-37-46

Email: [email protected]

1.Информация по процедурам исполнения запросов предоставляется:

•по письменным обращениям;

•по телефону;

•по электронной почте;

•при личном обращении граждан.

1.3.1.Индивидуальное устное информирование заявителя

Информирование о ходе предоставления муниципальной услуги осуществляется специалистами архивного отдела Администрации Гаврилов-Ямского муниципального района при непосредственно личном контакте с потребителями результата предоставления муниципальной услуги, с использованием почтовой, телефонной связи при их непосредственном обращении.

Информация о процедуре предоставления муниципальной услуги сообщается по номеру телефона для справок (48534) 2-37-51.

При консультировании по телефону сотрудник архивного отдела должен назвать свою фамилию, имя, отчество, должность, а также наименование органа, в которое обратилось заинтересованное лицо, а затем - в вежливой форме четко и подробно проинформировать обратившегося по интересующим вопросам.

Во время разговора специалист должен произносить слова четко. Если на момент поступления звонка, специалист отдела проводит личный прием граждан, специалист в праве предложить обратиться по телефону позже, либо, в случае срочности получения информации, предупредить о возможности прерывания разговора по телефону для личного приема граждан. В конце информирования специалист отдела, осуществляющий прием и консультирование, должен кратко подвести итог разговора и перечислить действия, которые необходимо предпринять (кто именно, когда и что должен сделать).

При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другое должностное лицо, или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

При консультировании посредством индивидуального устного информирования, сотрудник архивного отдела дает гражданину полный, точный и оперативный ответ на поставленные вопросы.

Информацию о сроке завершения оформления документов и возможности их получения потребителю результата предоставления муниципальной услуги сообщается при подаче документов.

1.3.2.Индивидуальное письменное информирование заявителя

Индивидуальное письменное информирование при обращении заинтересованных лиц осуществляется путем почтовых отправлений, либо предоставляется лично в архивный отдел Администрации муниципального района.

Заведующий отделом рассматривает обращение лично, либо передает обращение специалисту отдела для подготовки ответа.

Ответ на вопрос предоставляется в простой, четкой и понятной форме, с указанием фамилии, имени, отчества и номера телефона непосредственного исполнителя. Ответ направляется в письменном виде или по электронной почте (в зависимости от способа доставки ответа, указанного в письменном обращении, или способа обращения заинтересованного лица). Ответ направляется в течение 10 рабочих дней с даты представления обращения.

2.1.Наименование муниципальной услуги: «Исполнение запросов пользователей – физических и юридических лиц по архивным документам»

2.2.Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу: архивный отдел Администрации Гаврилов-Ямского муниципального района.

2.3.Конечным результатом предоставления муниципальной услуги является архивная справка, архивная копия, архивная выписка, информационное письмо, тематический перечень архивных документов, тематическая подборка копий архивных документов.

Архивная справка - документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;

архивная копия – дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;

архивная выписка – документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

информационное письмо – письмо, составленное на бланке архива по запросу пользователя или по инициативе архива, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме;

тематический перечень архивных документов – систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения/единиц учета/ по определенной теме, с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или по инициативе архива;

тематическая подборка копий архивных документов – систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивом по запросу пользователя или по инициативе архива. Тематическая подборка включает титульный лист, тематический перечень архивных документов и, при необходимости, историческую справку по теме.

2.4.Правовые основания для предоставления муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов граждан и организаций социально-правового характера, осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации («Российская газета», 25.12.1993г., т№237)

Федеральным законом от 22.10.2004г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004г. №43, ст.4169)

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007г. № 19. "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук". (Зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007г., номер № 9059).

Административный регламент

2.5.Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги:

Для получения муниципальной услуги заявитель предоставляет в архивный отдел заявление и паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.

2.6.Условия и сроки предоставления муниципальной услуги

1.Письменные запросы граждан и организаций, поступившие в архивный отдел, подлежат обязательной регистрации в день поступления в установленном порядке и в течение 1 рабочего дня передаются на исполнение в соответствии с резолюцией. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

2.Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации запроса. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

3.Срок исполнения запросов с использованием только научно-справочного аппарата архива – не более 15 дней с момента регистрации обращения.

4.Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должно осуществляться в 5-ти дневный срок с момента обращения.

5.Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.

Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве. При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника.

Архивные справки составляются по установленной форме на бланке архивной справки.

В справке приводятся названия, даты и номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в названных документах и относящиеся к вопросу обращения. Изложение дается в хронологической последовательности событий. В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах. После текста справки помещаются архивные шифры документов, служивших основанием для составления текста справки (номера фондов, описей и дел, а также номера листов в деле).

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.

В соответствии с п.1 и 2 статьи 7 Федерального Закона от 27 июля 2010 года №210-ФЗ, запрещается требовать от заявителя:

предоставление документов, информации или осуществления действий, которые не предусмотрены нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;

предоставление документов и информации, которые находятся в распоряжении структурных подразделений Администрации муниципального района, предоставляющих муниципальные услуги, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами.

2.7.Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги

1) По запросам, поступившим в архивный отдел Администрации муниципального района, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, гражданам направляется ответ о необходимости предоставления дополнительных сведений.

2) Не подлежат рассмотрению запросы, не содержащие фамилии, почтового адреса заявителя. Также не принимаются к рассмотрению запросы, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.

2.8.Требования к оборудованию мест оказания муниципальной услуги

Прием граждан для оказания муниципальной услуги осуществляется согласно графика работы архивного отдела Администрации муниципального района, указанных в пункте 1.3. настоящего Административного регламента.

Специализированное помещение или иное помещение, в котором осуществляется прием граждан, должно обеспечивать:

комфортное расположение гражданина и должностного лица,

возможность и удобство оформления гражданином письменного обращения,

телефонную связь,

возможность копирования документов,

доступ к нормативным правовым актам, регулирующим исполнение муниципальной функции,

наличие письменных принадлежностей и бумаги формата А4.

2.9.Требования к платности (бесплатности) предоставления муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов граждан и организаций социально-правового характера является бесплатной муниципальной услугой.

2.10.Показатели доступности и качества муниципальной услуги:

3.1.Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги

Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

1) регистрация запросов и передача их на исполнение;

2) анализ тематики поступивших запросов;

3) направление запросов на исполнение;

4) подготовка, оформление и направление ответов заявителям.

3.1.1.Основанием для начала предоставления муниципальной услуги является обращение заинтересованного лица в архивный отдел Администрации Гаврилов-Ямского муниципального района с заявлением (запросом) по установленной форме.

Запрос пользователя рассматривается и исполняется отделом при наличии в запросе наименования юридического лица (для граждан – фамилии, имени и отчества), почтового адреса пользователя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.

Поступившие в отдел заявления регистрируются в течение 1 дня со дня поступления должностным лицом в журнале регистраций архивных запросов.

Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

После регистрации запросы передаются на рассмотрение заведующему архивным отделом Администрации Гаврилов-Ямского муниципального района.

Рассмотренные заявления поступают непосредственно исполнителям.

3.1.2.Заведующий архивным отделом Администрации Гаврилов-Ямского муниципального района осуществляет анализ тематики поступивших запросов, с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в отделе научно-справочного аппарата и информационного материала. При этом определяется:

- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

- возможность исполнения запроса.

Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.

3.1.3.По итогам анализа тематики поступивших запросов они распределяются между исполнителями.

При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов отдел письменно извещает пользователя о промежуточных результатах работы. Вид информационного документа, подготавливаемого по запросу пользователя, согласовывается с ним, если об этом не указано в запросе.

Генеалогический запрос может исполняться как в отношении заявителя, так и в установленном порядке в отношении других лиц.

Информация пользователю представляется в форме: архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов, устанавливающих родственные связи. При отсутствии возможностей по исполнению генеалогических запросов архив рекомендует пользователю проводить самостоятельный поиск интересующей его информации генеалогического характера в читальном зале архива.

3.1.4.Архивные справки, архивные выписки и архивные копии составляются на бланке архивного отдела с обозначением названия документа «Архивная справка», «Архивная выписка» и «Архивная копия». При изготовлении ксерокопий архивных документов бланк не используется. В конце архивной выписки приводятся поисковые данные документов, послуживших основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел и листов документов).

Архивные копии документов могут быть оформлены только в отношении тех лиц, о которых запрашиваются сведения, при наличии в документах вместе с запрашиваемыми сведениями сведений о других лицах оформляются архивные выписки. На обороте каждого листа копии проставляются поисковые данные документа. Все листы копии документа с оборотной стороны должны быть заверены печатью и подписью заведующего архивным отделом.

В случае, если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и т.д. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о возможных местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих государственных и ведомственных архивов.

Срок исполнения запросов не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен на 30 дней, с обязательным уведомлением об этом пользователя.

Рассмотрение запроса (заявления) гражданина считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется должностным лицом, курирующим работу архивного отдела, путем проведения проверок соблюдения и исполнения положений настоящего Административного регламента.

Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан и организаций, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела Администрации муниципального района.

По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав граждан и организаций, осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы администрации) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

Действия (бездействие) и решения должностных лиц отдела, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления муниципальной услуги, могут быть обжалованы потребителем муниципальной услуги во внесудебном порядке и (или) в суде.

В административном порядке граждане вправе обратиться с жалобой на решение или действие (бездействие), осуществляемое (принятое) в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Административного регламента (далее - обращение), к Главе Администрации муниципального района по установленной форме.

Места обращения заявителя с жалобой — Администрация Гаврилов-Ямского муниципального района. (г.Гаврилов-Ям, ул. Советская, 51, Глава Администрации Гаврилов-Ямского муниципального района)

Порядок судебного обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги, определяется законодательством Российской Федерации о гражданском судопроизводстве и судопроизводстве в арбитражных судах.

Место нахождения Гаврилов-Ямского районного суда: г.Гаврилов-Ям, ул.Менжинского, 66, график работы: с 9-00 до 18-00 часов, перерыв на обед с 13-00 до 14-00 часов.