Руководителям уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела «Об утверждении Административного регламента Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства
- Принято
- Федеральным архивным агентством
- Руководителям
- уполномоченных органов
- исполнительной власти
- субъектов Российской Федерации
- в области архивного дела
- Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 28.12.2009 № 894 утвержден «Административный регламент Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства» (прилагается). Приказ зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации от 12.02.2010, регистрационный № 16397.
- В этой связи доводим до сведения, что Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 23.10.2007 № 1295 «Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральным архивным агентством государственной услуги по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод» утратил силу.
- Обращаем внимание, что пунктом 51 нового регламента предусмотрено, что уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела проставляют апостиль на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории данного субъекта Российской Федерации.
- Просим провести работу по внедрению регламента в практику работы государственных, муниципальных и ведомственных архивов и информированию граждан и соответствующих юридических лиц о требованиях настоящего регламента.
- Руководитель Федерального архивного агентства
- А.Н. Артизов
административный регламент федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги «организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства»
-
I. Общие положения
-
Наименование государственной услуги
- 1. Административный регламент Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства» (далее - Регламент), разработан в целях повышения эффективности и качества этой работы и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) Федерального архивного агентства (далее - Росархив), а также порядок взаимодействия Росархива с федеральными органами государственной власти, федеральными государственными архивами, уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, другими органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями (далее – органы и организации), при предоставлении государственной услуги.
- Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, подразумевает организацию исполнения социально-правовых запросов, связанных с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством.
-
Наименование федерального органа исполнительной власти, предоставляющего государственную услугу
- 2. Предоставление государственной услуги по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства осуществляет Росархив, во взаимодействии с Министерством иностранных дел Российской Федерации (далее - МИД России).
- Непосредственное исполнение поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства осуществляют органы и организации при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.
-
Перечень нормативно-правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги
- 3. Предоставление государственной услуги по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
- Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 4, ст. 445; 2009, № 1, ст. 1; 2009, № 1, ст. 2);
- Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов; заключена в Гааге 05.10.1961; вступила в силу для России 31.05.1992 (Бюллетень международных договоров, 1993, № 6);
- Закон СССР от 24 июня 1991 г. № 2261-1 «О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан, лиц без гражданства из СССР за границу» (Ведомости Съезда народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, №27, ст. 784);
- Постановление Верховного Совета СССР от 17.04.1991 № 2119-1 «О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов» (Ведомости Совета народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, № 17, ст. 496);
- Постановление Совета Министров СССР от 12.11.1990 № 1135 «Об одобрении и внесении в Верховный Совет СССР предложения о присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов» (документ официально опубликован не был);
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253);
- Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060);
- Положение "О Федеральном архивном агентстве", утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 № 290 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 25, ст. 2572; 2008, № 22, ст. 2583; 2008, № 46, ст. 5337);
- Приказ Росархива от 09.03.2005 № 17 "Об утверждении Регламента Федерального архивного агентства" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 13.07.2005, регистрационный № 6784, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 29, 18.07.2005);
- Приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 14.12.2006 № 363 "Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной регистрационной службой государственной функции по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 29.12.2006, регистрационный № 8718, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 11, 12.03.2007);
- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059) Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 14.05.2007).(В редакции приказа Минкультуры России от 16.02.2009 № 68, (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 05.05.2009, регистрационный № 13893, Российская газета, № 89, 20.05.2009).
- Приказ Министерства иностранных дел Российской Федерации № 20086, Министерства юстиции Российской Федерации № 311 от 25.12.2008 «Об утверждении Административного регламента предоставления государственной услуги по истребованию личных документов» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 18.02.2009, регистрационный № 13392, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 18, 04.05.2009).
-
Результаты предоставления государственной услуги
- 4. Государственная услуга по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов предоставляются российским и иностранным гражданам, а также лицам без гражданства, в виде писем Росархива, а также в виде архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
-
Описание заявителей
- 5. В качестве заявителей на предоставление государственной услуги выступают проживающие за рубежом российские и иностранные граждане, а также лица без гражданства.
- Заявителями также могут быть иные физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении государственной услуги.
-
II. Требования к порядку предоставления государственной услуги
-
Порядок информирования о правилах предоставления государственной услуги
- 6. Информирование о правилах предоставления государственной услуги осуществляется Росархивом.
- 7. Местонахождение центрального аппарата Росархива и его почтовый адрес: 103132, г. Москва, ул. Ильинка, 12.
- Электронный адрес Росархива: rosarhiv@archives.ru.
- 8. Телефоны структурного подразделения Росархива, предоставляющего государственную услугу: (495) 606-23-26; 606-43-05, Факс 606-55-87.
- 9. Почтовый адрес МИД России: Консульский департамент, 119200, г. Москва, 1-й Неопалимовский пер., д. 12.
- 10. Информация о месте нахождения, контактных телефонах и адресах подведомственных Росархиву федеральных государственных архивов содержится в приложении № 1.
- 11. Сведения о месте нахождения уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, их почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещена на официальном сайте Росархива по электронному адресу: www.rusarchives.ru.
- 12. Заявители могут получить информацию по вопросам предоставления государственной услуги, в том числе о ходе предоставления государственной услуги:
- по телефону;
- по письменным обращениям;
- по электронной почте;
- при личном обращении;
- на официальном сайте Росархива "Архивы России".
- 13. По телефону должностные лица Росархива обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод.
- 14. По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения, по почте в адрес заявителя, проживающего в государстве - участнике Содружества Независимых Государств (далее – СНГ), или в адрес МИД России - для направления заявителю, проживающему в ином государстве.
- 15. По электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня поступления обращения.
- 16. Личный прием граждан осуществляется руководителем Росархива, заместителями Руководителя, другими должностными лицами по адресу: г. Москва, ул. Ильинка, 12 по рабочим дням с 14 до 17 час., тел. 606-35-31.
- 17. Размещение информации о правилах предоставления государственной услуги осуществляется на официальном сайте Росархива, в Справочно-информационном портале «Государственные услуги», а также на официальных сайтах федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела.
-
Основание для предоставления государственной услуги
- 18. Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос, или запрос заявителя по электронной почте в адрес Росархива, иных органов и организаций.
- 19. В запросе указываются: фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя, год и место его рождения, адрес места жительства, гражданство, а также в зависимости от содержания запроса предоставляются иные сведения, необходимые для его исполнения:
- о рождении, браке, расторжении брака, установлении отцовства, усыновлении, смерти - сведения о месте и времени регистрации рождения, брака, расторжения брака, смерти, а также фамилии, имена, отчества родителей (для справки о рождении);
- об образовании - название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учебы;
- о стаже работы (службы) - название, ведомственная подчиненность и адрес органа, организации, номер воинской части, время работы (службы), в качестве кого работали (служили);
- о пенсии, социальных льготах - сведения об органе, который назначил пенсию, социальные льготы, даты их назначения;
- о награждении государственными и ведомственными наградами – название награды, дата награждения, решением какого органа произведено, место работы (службы) в период награждения, название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность;
- о нацистских преследованиях – время пребывания в местах принудительного содержания, их территориальное расположение, состав семьи (для малолетних);
- иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.
- К запросу могут быть приложены ксерокопии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса.
- 20. Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
-
Сроки предоставления государственной услуги
- 21. Поступившие в Росархив запросы в течение 15 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в органы и организации для исполнения и ответа заявителю.
- 22. Поступившие в Росархив, иные органы и организации запросы, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 10 дней с момента регистрации возвращаются в МИД России или в органы, организации, их направившие, или гражданам, с сообщением об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.
- 23. Запросы, поступившие в государственные органы, органы местного самоуправления, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях руководитель государственного органа или органа местного самоуправления, либо уполномоченное на это лицо вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней.
- 24. Запросы, поступившие в государственные и муниципальные архивы, иные организации исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. С разрешения руководства архива, организации, этот срок может быть продлен.
- 25. Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в органах и организациях архивных документов (непрофильные запросы), в течение 15 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в соответствующий орган или организацию, где могут храниться необходимые документы.
-
Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги
- 26. Если в запросе отсутствуют необходимые сведения для его исполнения.
- 27. Отсутствие у заявителя, истребующего сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах документов, подтверждающих его полномочия.
- 28. Запросы, не содержащие фамилии, почтового адреса заявителя.
- 29. Если запросы, не поддаются прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение Руководителю Росархива или уполномоченное на то лицо о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
-
Другие положения, характеризующие требования к предоставлению государственной услуги
- 30. Российским, иностранным гражданам и лицам без гражданства, проживающим за рубежом, подлинные архивные документы не направляются. Вместо подлинников высылаются архивные справки, архивные выписки или архивные копии истребуемых документов.
- 31. Поступившие из-за рубежа запросы по истребованию документов социально-правового характера, связанные с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций, исполняются органами и организациями бесплатно.
-
III. Административные процедуры
-
Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги
- 32. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры Росархива:
- регистрация запросов и передача их на исполнение;
- анализ тематики поступивших запросов;
- направление запросов на исполнение в органы и организации по принадлежности;
- подготовка ответов заявителям;
- проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях;
- отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
- 33. Органы и организации, исполняющие запросы, получаемые из Росархива, других органов и организаций или непосредственно от заявителей, проживающих за рубежом, осуществляют следующие административные процедуры:
- регистрация запросов и передача их на исполнение;
- анализ тематики поступивших запросов;
- направление запросов на исполнение в органы и организации по принадлежности (при необходимости);
- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;
- подготовка ответов заявителям;
- оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;
- проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях (уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела);
- отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
-
Регистрация запросов и передача их на исполнение
- 34. Поступившие в Росархив из МИД России или непосредственно из-за рубежа письменные запросы регистрируются в структурном подразделении Росархива, обеспечивающем прием и регистрацию почтовой корреспонденции, и передаются в профильное структурное подразделение в течение 3 дней со дня поступления в установленном порядке.
- 35. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.
- 36. При необходимости, некоторые запросы докладываются руководству Росархива, после чего с резолюцией направляются в профильное структурное подразделение.
-
Анализ тематики поступивших запросов
- 37. Федеральные государственные гражданские служащие профильного структурного подразделения Росархива осуществляют анализ тематики поступивших запросов с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в Росархиве научно-справочного аппарата и информационных материалов.
- 38. В результате анализа определяется:
- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;
- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
- возможное место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
- место нахождения, адрес конкретного органа, организации, куда следует направить запрос на исполнение по принадлежности.
- 39. Срок исполнения данной административной процедуры – 10дней.
-
Направление запросов на исполнение по принадлежности в органы и организации
- 40. По итогам анализа тематики поступивших запросов Росархив направляет запросы или их копии со своим письмом на исполнение по принадлежности:
- в федеральные органы государственной власти;
- в федеральные государственные архивы;
- в уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела;
- в другие органы и организации, которые могут иметь на хранении документы, необходимые для исполнения запросов.
- 41. В случае, если запрос требует исполнения несколькими органами и организациями, Росархив направляет в соответствующие органы и организации копии запроса, анкеты, с указанием о направлении ответа в адрес Росархива.
- 42. При необходимости, федеральные органы государственной власти, федеральные государственные архивы, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела направляют запросы на исполнение по принадлежности в органы и организации, имеющие на хранении соответствующие архивные документы.
- 43. При направлении запросов на исполнение по принадлежности, Росархив, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, при необходимости, уведомляют соответствующие органы и организации о запросах, архивные справки, архивные выписки и архивные копии по которым требуют проставления апостиля.
-
Подготовка ответов заявителям
- 44. Подготовку ответов заявителям осуществляет Росархив, иные органы и организации. Ответ может быть подготовлен в виде:
- письменного уведомления МИД России или заявителя о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган, организацию;
- письменного уведомления МИД России или заявителя о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;
- письма с иными сведениями, направленного в МИД России или заявителю;
- архивной справки, архивной выписки или архивной копии.
- 45. При отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения запроса, составляется ответ об отсутствии запрашиваемых сведений на бланке органа, организации. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку.
-
Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий
- 46. Органы и организации, исполняющие полученные от Росархива и непосредственно из-за рубежа запросы, готовят архивные справки, архивные выписки или архивные копии.
- 47. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
- Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).
- Сведения о работе, учебе в нескольких органах, организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку, если все эти сведения содержатся в документах одного государственного, муниципального архива, или органа, организации.
- В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).
- В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.
- После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта, события.
- В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены гербовой печатью (для государственных органов и органов местного самоуправления, государственных и муниципальных архивов), или печатью организации.
- Архивная справка оформляется на бланке органа, организации и адресуется непосредственно заявителю.
- Архивная справка подписывается руководителем органа, организации, заверяется гербовой печатью или печатью организации, проставляется номер и дата составления.
- В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
- В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе». После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
- Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя органа, организации или уполномоченного должностного лица и гербовой печатью или печатью организации.
- На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется гербовой печатью или печатью организации и подписью руководителя органа, организации.
- 48. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.
-
Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях
- 49. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа – апостиля.
- Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства – участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.
- 50. Росархив проставляет апостиль на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных федеральными органами государственной власти (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами) и федеральными государственными архивами.
- 51. Уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела проставляют апостиль на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами, и иными органами и организациями, расположенными на территории данного субъекта Российской Федерации (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами).
- 52. Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных органами и организациями (кроме государственных и муниципальных архивов), осуществляется после их письменного обращения, с представлением в Росархив, уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела образцов подписей, с подтверждением полномочий на право подписи конкретных должностных лиц, а также образцов печатей.
- 53. Проставление апостиля производится путем оттиска специального штампа на свободном от текста месте документа на лицевой или оборотной его стороне или на отдельном листе. В последнем случае лист с апостилем скрепляется с документом.
- Заполнение штампа апостиля производится чернилами (шариковой ручкой) от руки или машинописным способом.
- Подпись и печать, проставляемые на апостиль, не требуют заверения.
- 54. Срок исполнения данной административной процедуры, при условии представления необходимых документов, обозначенных в п.52, не должен превышать 3 рабочих дней со дня представления документов.
- 55. В случае отказа в проставлении апостиля заявителю в течение 3 рабочих дней направляется письменное сообщение о причине отказа.
-
Отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий
- 56. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются Росархивом, другими органами и организациями по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей.
- 57. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются Росархивом, другими органами и организациями в МИД России.
- 58. В случае исполнения запроса несколькими органами, организациями (п. 41.) все полученные от органов и организаций архивные справки, архивные выписки и архивные копии либо ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, Росархив с сопроводительными письмами направляет в МИД России или непосредственно в адрес заявителя.
- 59. Подготовленные органами и организациями архивные справки, архивные выписки и архивные копии, требующие проставления апостиля, направляются в Росархив или в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела вместе с образцами подписей должностных лиц, подписавших названные документы, а также образцами печатей.
- 60. После проставления апостиля, Росархив или уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела направляют архивные справки, архивные выписки и архивные копии в МИД России.
- 61. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии при личном обращении в орган, организацию могут быть выданы заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность; для третьих лиц - доверенности, оформленной в установленном порядке и при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля.
- 62. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
-
IV. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений
-
Порядок осуществления текущего контроля
- 63. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений по рассмотрению обращений (запросов) заявителей определены Регламентом Федерального архивного агентства.
- 64. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, и принятием решений осуществляется должностными лицами Росархива, ответственными за организацию работы по предоставлению государственной услуги.
- 65. Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.
-
Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок
- 66. Росархив осуществляет контроль за предоставлением государственной услуги федеральными государственными архивами.
- 67. Контроль за исполнением государственной услуги включает в себя установленную Росархивом ежемесячную отчетность федеральных государственных архивов о ходе исполнения социально-правовых запросов, а также проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Росархива.
- 68. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы Росархива) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.
- 69. Для проведения проверки полноты и качества исполнения государственной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются государственные гражданские служащие Росархива.
- 70. Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
-
Ответственность государственных служащих
- 71. В случае выявления нарушений прав граждан, к виновным должностным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
-
Требования к порядку и формам контроля за предоставлением государственной услуги
- 72. Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги должны отвечать требованиям непрерывности и действенности (эффективности).
- Все плановые проверки, должны осуществляться регулярно, в течение всего периода деятельности организации; установленные формы отчетности о предоставлении государственной услуги должны подвергаться анализу. По результатам проверок, анализа, должны быть осуществлены необходимые меры по устранению недостатков в предоставлении государственной услуги.
- Граждане, их объединения и организации могут контролировать предоставление государственной услуги путем получения информации о ней по телефону, по письменным обращениям, по электронной почте, на официальном сайте Росархива «Архивы России» и через Справочно-информационный портал «Государственные услуги».
-
V. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего регламента
- 73. Заявитель может обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Регламента, устно или письменно.
- 74. Действия (бездействие) и решения должностных лиц Росархива могут быть обжалованы:
- Руководителю Росархива;
- в Министерство культуры Российской Федерации;
- в судебном порядке.
- 75. Действия (бездействие) и решения федеральных государственных архивов могут быть обжалованы:
- Руководителю Росархива;
- в Министерство культуры Российской Федерации;
- в судебном порядке.
- 76. Действия (бездействие) и решения иных органов, организаций могут быть обжалованы:
- в вышестоящие по подчиненности организации;
- в судебном порядке.
- 77. Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:
- фамилию, имя, отчество;
- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- изложение сути жалобы;
- личную подпись и дату.
- В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.
- 78. Руководитель Росархива;
- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;
- вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
- 79. Ответ на жалобу подписывается руководителем Росархива, его заместителями.
- 80. Ответ на жалобу, поступившую в Росархив, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.
- 81. Письменная жалоба, поступившая в Росархив, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.
- В исключительных случаях руководитель Росархива вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего жалобу.
- 82. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.
- 83. Росархив при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.
- Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
- 84. Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель Росархива, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в Росархив. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.
Приложение
к Информационному письму от 10 марта 2010 года № 6/394-А
к Информационному письму от 10 марта 2010 года № 6/394-А
- 1. Государственный архив Российской Федерации
- Адрес: ул. Большая Пироговская, д. 17, Москва, 119992
- Телефон: 8-499-245-12-87, (8-495) 580-88-41
- Адрес сайта: http://www.garf.ru
- Адрес электронной почты: garf@online.ru
- 2. Российский государственный архив древних актов
- Адрес: ул. Большая Пироговская, д. 17, Москва, 119992
- Телефон: (8-495) 246-50-91, 580-87-23
- Адрес электронной почты: rgada@rusarchives.ru
- 3. Российский государственный исторический архив
- Адрес: Заневский пр., д. 36, Санкт-Петербург, 195112
- Телефон: (8-812) 438-55-20, 438-55-94
- Адрес электронной почты: rgia@rgia.ru
- 4. Российский государственный военно-исторический архив
- Адрес: ул. 2-я Бауманская, д. 3, Москва, 105005
- Телефон: (8-495) 261-20-70, 267-18-66
- Адрес электронной почты: rgviarchives@mtu-net.ru
- 5. Российский государственный архив экономики
- Адрес: ул. Большая Пироговская, д. 17, Москва, 119992
- Телефон: 8-499-246-48-56, 8-499-245-26-64
- Адрес электронной почты: rgae@mail.magelan.ru
- 6. Российский государственный архив социально-политической истории
- Адрес: ул. Большая Дмитровка, д. 15, Москва, 101999
- Телефон: (8-495) 629-97-26, 692-90-17
- Адрес электронной почты: rchidni1@online.ru
- 7. Российский государственный архив новейшей истории
- Адрес: ул. Ильинка, д. 12, Москва, 103132
- Телефон: (8-495) 606-50-06, 606-23-21
- Адрес электронной почты: puzanova_la@gov.ru
- 8. Российский государственный военный архив
- Адрес: ул. Адмирала Макарова, д. 29, Москва, 125212
- Телефон: 8-499-159-80-91
- Адрес электронной почты: rgvarchive@mtu-net.ru
- 9. Российский государственный архив Военно-Морского Флота
- Адрес: ул. Миллионная, д. 36, Санкт-Петербург, 191186
- Телефон: (8-812) 312-11-37
- Адрес электронной почты: rgavmf@mail.rcom.ru
- 10. Российский государственный архив литературы и искусства
- Адрес: ул. Выборгская, д. 3, корп. 2, Москва, 125212
- Телефон: 8-499-159-76-85
- Адрес электронной почты: rgali@list.ru
- 11. Российский государственный архив научно-технической документации
- Адрес: ул. Профсоюзная, д. 82, Москва, 117393
- Телефон: (8-495) 335-00-95
- Адрес сайта: http://www.rgantd.ru
- Адрес электронной почты: director@rgantd.ru
- 12. Филиал российского государственного архива научно-технической документации
- Адрес: ул. Мичурина, д. 58, г. Самара, 443096
- Телефон: (8-846) 336-17-81, 336-17-85
- Адрес сайта: http://www.rgantd.saminfo.ru
- Адрес электронной почты: rgantd@saminfo.ru
- 13. Российский государственный архив кинофотодокументов
- Адрес: ул. Речная, д. 1, г. Красногорск, Московская обл., 143000
- Телефон: (8-495) 562-14-64
- Адрес электронной почты: filmarchives@aha.ru
- 14. Российский государственный архив фонодокументов
- Адрес: ул. 2-я Бауманская, д. 3
- Телефон: (8-495) 261-13-00, 267-20-51
- Адрес электронной почты: rgafd@rusarchives.ru
- 15. Российский государственный исторический архив Дальнего Востока
- Адрес: ул. Алеутская, д. 10а, г. Владивосток, 690990
- Телефон: (8-423-2) 41-21-29
- Адрес электронной почты: rgiadv@vladivostok.ru
Приложение
к Информационному письму от 10 марта 2010 года № 6/394-А
Блок-схема
к Информационному письму от 10 марта 2010 года № 6/394-А
Блок-схема
- Условные обозначения
- Блок-схема № 1 последовательности действий Росархива по предоставлению государственной услуги по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов
- Блок-схема № 2 последовательности действий Росархива, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела при проставлении апостиля
- Блок-схема № 3 последовательности действий органа, организации по исполнению поступивших из-за рубежа запросов