О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2011 г. и их отчетности за 2010 г.
- Принято
- Федеральным архивным агентством
- Руководителям федеральных архивных учреждений
- Руководителям уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела
- Федеральное архивное агентство, исходя из складывающейся ситуации в архивной отрасли и с учетом бюджетных проектировок на 2011 г. и период до 2013 г., наметило подходы к планированию работы архивных учреждений на следующий год.
- По мнению Росархива, в планируемый период основное внимание следует уделить обеспечению безопасности архивных фондов, прежде всего, в части противопожарных мероприятий, реализации Стратегии информационного общества в Российской Федерации до 2011 г., а также реализации Федерального закона от 8 мая 2010 г. № 83-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений».
- В этой связи считаем целесообразным предусмотреть:
- в сфере обеспечения сохранности и государственного учета:
- продолжение работы по повышению пожарной безопасности архивов, их антитеррористической защищенности;
- реализацию нормативных требований по организации хранения и учету документов, в том числе проверки их наличия и состояния, розыску необнаруженных документов, рассмотрение результатов этой работы соответствующими комиссиями уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела;
- выявление уникальных документов в рамках формирования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и региональных реестров в соответствии с решением коллегии Росархива от 02.07.2009 «О работе по формированию Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации»;
- осуществление комплекса работ с особо ценными документами с учетом положений подготовленных ВНИИДАД «Методических рекомендаций по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации» (М., 2006);
- продолжение разработки системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации на основе внедрения новых версий ПК «Архивный фонд» и «Фондовый каталог» и представление в установленном порядке в Росархив информационных массивов БД «Архивный фонд» и «Фондовый каталог»;
- в сфере комплектования:
- внедрение в практику работы архивных учреждений Российской Федерации положений Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, и Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76;
- организацию внедрения в деятельность архивных учреждений Российской Федерации «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010, № 558, зарегистрированным Минюстом России 08.09.2010 № 18380;
- продолжение работы по заключению соглашений о сотрудничестве с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти и федеральными организациями, расположенными на территории субъектов Российской Федерации;
- организацию работы по обеспечению сохранности документов ликвидированных организаций, в том числе в ходе банкротства;
- оказание методической и практической помощи территориальным органам Росстата в работе по упорядочению и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образовавшихся в ходе проведения Всероссийской переписи населения 2010 г.;
- в сфере использования архивных документов:
- участие в мероприятиях, включенных в государственную программу «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2011–2015 гг.»;
- оперативное предоставление архивной информации в соответствии с решениями Комиссии при Президенте Российской Федерации по противодействию попыткам фальсификации истории в ущерб интересам России;
- информационное обеспечение мероприятий, связанных с юбилейными и памятными датами отечественной истории 2011–2012 гг.: 1000-летием единения мордовского народа с народами Российского государства, 300-летием со дня рождения М.В. Ломоносова, 150-летием падения крепостного права в России, 70-летием начала Великой Отечественной войны 1941–1945 гг.; 400-летием преодоления Смутного времени, 1050-летием основания г. Белозерска Вологодской области, 150-летием со дня рождения П.А. Столыпина, 200-летием со дня рождения И.А. Гончарова;
- реализацию планов основных мероприятий по подготовке и проведению празднования 50-летия полета в космос Ю.А. Гагарина, 65-летия Нюрнбергского процесса, 200-летия победы России в Отечественной войне 1812 г.;
- организацию рассекречивания архивных документов в соответствии с утвержденным Планом работы Межведомственной комиссии по защите государственной тайны, планами работы межведомственных экспертных комиссий, созданных в субъектах Российской Федерации для рассекречивания архивных документов ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников;
- осуществление работ над сборниками документов: «История создания и развития оборонно-промышленного комплекса России и СССР в 1900–1963 гг.», т. 4. 1938 – июнь 1941 гг., т. 5. 1941–1945 гг. (РГАЭ, ГАРФ, РГАСПИ, РГВА, РГАВМФ, РГАНТД); «Голод в СССР. 1929–1934 гг.», т. 2. 1932–1934 гг. (РГАЭ, ГАРФ, РГАСПИ, РГВА); «Повесть пламенных лет Александра Довженко» (РГАЛИ), «Румынские военнопленные в СССР. 1941–1955 гг.» (РГВА, ГАРФ); «Украинские националисты. 1939–1945 гг.» в 2-х тт. (РГАСПИ), «Встречи и переговоры на высшем уровне руководителей СССР и Югославии в 1945 – начале 1980 гг.» (РГАНИ, РГАСПИ), «Советско-монгольские культурные и научно-технические связи. 1921–1991 гг.», т. 3. 1975-1991 гг. (РГАСПИ, РГАНИ, РГАЛИ, ГАРФ, РГАЭ), «Халхин-Гол. 1939 г.» (РГВА), «Донское казачество в Отечественной войне 1812 г. и Заграничных походах русской армии 1813–1814 гг.» (РГВИА, РГИА, Государственный архив Ростовской области), «Подвиги офицеров и солдат русской армии в сражении при Бородине» (РГВИА), «Боевой календарь-ежедневник Отечественной войны 1812 г.» (РГВИА), а также над фотоальбомами «Они защищали Россию (к 100-летию начала Первой мировой войны)» (РГВИА, РГАВМФ); о праздновании 200-летия Отечественной войны 1812 года и Бородинского сражения (РГАКФД, ГАРФ);
- в соответствии со специальными заданиями МИД России выявление документов для подготовки сборников: «Советско-израильские отношения. 1954-1967 гг.»; «Советско-китайские отношения. 1949–1955 гг.»; «Советско-румынские отношения», т. 3. 1945–1947 гг., «Холодная война. 1950–1960-е годы»;
- обеспечение подготовки и проведения историко-документальных выставок: в Выставочном зале федеральных государственных архивов (по специальному плану); о советско-американском сотрудничестве в годы Второй мировой войны (июнь, Вашингтон) (РГАЭ, ГАРФ, РГАКФД); «Российско-монгольские отношения. XX век», посвященной 100-летию образования Автономной Монголии, созданию дипломатической службы Монголии и 90-летию Народной революции 1921 года (сентябрь, Улан-Батор) (РГАСПИ, РГАНИ, ГАРФ, РГАЭ, РГАКФД); а также участие в проведении выставки «Святая Русь» (май-август, г. Москва; сентябрь-декабрь, г. Санкт-Петербург) (РГАДА);
- подготовку и размещение в сети Интернет виртуальной историко-документальной выставки к 50-летию полета в космос Ю.А. Гагарина (РГАНТД);
- участие в Международной научно-практической конференции, посвященной советско-американскому сотрудничеству в годы Второй мировой войны (июнь, г. Вашингтон) (ГАРФ, РГАЭ);
- в связи с продолжающимся ростом количества обращений граждан, органов государственной власти и местного самоуправления, организаций увеличение бюджета рабочего времени на их исполнение;
- в сфере организационного, научно-методического и информационного обеспечения:
- продолжение внедрения в практику работы административных регламентов исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг в области архивного дела;
- участие в работе Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве (г. Казань)*;
- участие в работе Российско-Китайской рабочей группы по сотрудничеству в области архивов (ВНИИДАД, РГАЭ, РГАСПИ, РГИА ДВ, Управление по делам архивов Правительства Хабаровского края), Российско-монгольской комиссии по сотрудничеству в области архивов (РГАСПИ, РГВА, Управление по делам архивов Республики Бурятия, Архивное агентство Иркутской области), Российско-венгерской комиссии по сотрудничеству в области архивов (РГАЭ, РГВИА), а также участие во встрече руководства архивных служб и государственных архивов Белоруссии, России и Украины (только федеральные архивы), встрече архивистов России и Армении (только федеральные архивы)**;
- подготовку к возможному участию в XVII Международном конгрессе архивов (август 2012 г., Австралия, Брисбен);
- участие в XVIII международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе» (г. Москва)*;
- создание единой информационно-поисковой системы к документам Архивного фонда Российской Федерации, включающей описание документов на уровне архивного дела (оцифровка описей);
- создание и развитие архивных сайтов, регулярное предоставление информации для размещения на портале «Архивы России» в соответствии с приказом Росархива от 25.05.2001 № 36 и письмом Росархива от 17.05.2001 № 6/513-К.
- При планировании деятельности НМС архивных учреждений федеральных округов просим предусмотреть:
- обсуждение проблем внедрения модернизированной версии ПК «Архивный фонд» (пятая версия), ПК «Фондовый каталог».
- Напоминаем, что планово-отчетные документы представляются в сроки, определенные приказом Росархива от 12.10.2006 № 59; планы работы НМС архивных учреждений федеральных округов – к 1 декабря т.г., отчеты о работе НМС в 2010 г. – к 15 января 2011 г.; заявочные карты на разработку научных тем в 2012 г. – в сроки, установленные приказом Росархива от 15.07.2005 № 38.
- О сроках подачи, рассмотрения и защиты заявок на участие в реализации мероприятий государственной (федеральной целевой) программы развития культуры в 2012 г. будет сообщено дополнительно.
- В годовых отчетах об основной деятельности архивных учреждений просим по возможности более подробно отразить:
- мероприятия по реализации Федерального закона от 08.05.2010 № 83-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений»;
- работу по взаимодействию уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела с органами местного самоуправления и муниципальными архивами;
- изменения, произошедшие в сети архивных учреждений субъектов Российской Федерации, указав их названия, подведомственность, подчиненность, штатную численность;
- сведения об условиях оплаты труда в государственных архивах субъектов Российской Федерации;
- работу по оцифровке описей и архивных документов, указав помимо объемов (нарастающим итогом и за год) состав документов, используемое оборудование, применяемые технологии, в том числе практику оцифровки микроформ;
- данные о заявках на получение грантов российских и международных фондов и сведения о полученных грантах (название архива, название проекта, тип проекта (исследовательский, издательский, научные мероприятия, материально-техническое обеспечение), грантодатель, исполнители, соисполнители, годы осуществления проекта, запрашиваемая (полученная) сумма, наименование и характер создаваемого продукта (справочно-информационное издание, база данных, электронный ресурс в сети Интернет и т.п.), владелец продукта, виды и условия использования продукта (только федеральные архивы).
- Вместе с годовыми отчетами за 2010 г. до 15 февраля 2011 г. необходимо представить:
- статистические отчеты по формам № 1 (раздельно по государственным и муниципальным (районным/городским) архивам), № 4, № 1-к (на бумажном носителе и в электронном формате);
- акты инвентаризации дел, имеющих в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни (только федеральные архивы);
- библиографические описания вышедших из печати за отчетный период сборников документов и справочно-информационных изданий;
- до 1 февраля 2011 г. копии массивов данных, накопленных в формате БД «Архивный фонд» в государственных и муниципальных архивах; в формате версии БД «Фондовый каталог» предварительно заархивированные, передаются на электронных носителях в 2-х экземплярах или по электронной почте (по адресу kupriyanova_ov@gov.ru в виде приложений к сообщениям) в соответствии с приказом Росархива от 23.10.2000 № 64.
- Просим также направить в Росархив:
- в связи с подготовкой Государственной программы «Информационное общество (2011–2020 годы)» сведения, отражающие степень внедрения информационно-коммуникационных технологий (ИКТ) в деятельность уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, государственных и муниципальных архивов, согласно прилагаемой Анкете по состоянию на 01.01.2011 – вместе с годовыми отчетами;
- информацию о расходах регионального бюджета на содержание государственных архивов, утвержденных на 2011 г., с разбивкой по статьям экономической классификации – до 1 марта 2011 г.
- Руководитель Федерального архивного агентства
- А.Н. Артизов
-
* Точная дата проведения будет сообщена дополнительно.
** Точная дата и место проведения будут сообщены дополнительно.
Приложение
к Письму от 13 сентября 2010 года № 2/1706-А
к Письму от 13 сентября 2010 года № 2/1706-А
- Анкета «Уровень внедрения ИКТ в деятельность федеральных архивов»
-
table tbody tr
1. Количество компьютеров 2. Количество компьютеров, объединенных в локальную сеть 3. Количество компьютеров, имеющих выход в Интернет 4. Тип подключения к сети Интернет: (выберите один из пунктов) 4.1. Постоянное подключение (локальная сеть, оптическое волокно и т.п.) 4.2. Высокоскоростное коммутируемое подключение (ADSL-модем) 4.3. Коммутируемое подключение с использованием телефонной линии (модем) 4.4. Беспроводное подключение (Wi-Fi, радиомодем, 3G-модем, спутниковый канал и т.п.) 4.5. Подключение отсутствует 5. Наличие контактного адреса электронной почты (указать): ____________@__________ /tr tr6. Количество оцифрованных единиц хранения -
Методические рекомендации по заполнению анкеты
-
"Уровень внедрения информационно-коммуникационных технологий в федеральных архивах"
- Анкета заполняется государственными федеральными архивами.
- П. 1. Указывается общее количество компьютеров в государственном архиве. Учитываются компьютеры класса Pentium-IV и более поздние модификации. Более старые компьютеры типа 286, 386, 486, Pentium, Pentium II и аналогичные не учитываются.
- П. 2. Указывается общее число компьютеров, из числа указанных в п. 1., подключенных к локальной вычислительной сети (соединенных между собой).
- П. 3. Указывается общее количество компьютеров, из числа указанных в п. 1, имеющих подключение к сети Интернет.
- П. 4. Указывается тип используемого подключения к сети Интернет. Необходимо проставить отметку напротив одного из пунктов 4.1-4.4.
- Если используется несколько типов подключения, напротив каждого из пунктов проставляется количество компьютеров, использующих данный тип подключения (доступа к сети Интернет).
- Если подключенных к сети Интернет компьютеров нет – проставляется отметка напротив пункта 4.5.
- П. 5. Указывается основной адрес электронной почты архивного учреждения (если имеется).
- П. 6. Указывается общее количество единиц хранения, полностью переведенных в цифровую форму (отсканированных, оцифрованных).
- Анкета предоставляется как в бумажной, так и в электронной форме.
- При наличии технической возможности, копия заполненной Анкеты в электронной форме высылается по адресу электронной почты: petrova_vv@gov.ru
Приложение
к Письму от 13 сентября 2010 года № 2/1706-А
к Письму от 13 сентября 2010 года № 2/1706-А
- Анкета «Уровень внедрения ИКТ в деятельность уполномоченных органов исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела, а также государственных и муниципальных архивов»
-
table tbody tr
1. Количество компьютеров - Количество муниципальных архивов / из них имеют компьютеры - Количество сотрудников в муниципальных архивах / количество компьютеров 2. Количество компьютеров, объединенных в локальную сеть 3. Количество компьютеров, имеющих выход в Интернет 4. Тип подключения к сети Интернет: (выберите один из пунктов) 4.1. Постоянное подключение (локальная сеть, оптическое волокно и т.п.) 4.2. Высокоскоростное коммутируемое подключение (ADSL-модем) 4.3. Коммутируемое подключение с использованием телефонной линии (модем) 4.4. Беспроводное подключение (Wi-Fi, радиомодем, 3G-модем, спутниковый канал и т.п.) 4.5. Подключение отсутствует 5. Наличие контактного адреса электронной почты (указать): ____________@__________ /tr tr6. Используется ли программный комплекс «Архивный фонд»? 6.1. Версия 4 6.2. Версия 3 6.3. Версия 2 6.4. Не используется 7. Используется ли программный комплекс «Фондовый каталог»? 7.1. Версия 2 7.2. Версия 1 7.3. Не используется 8. Количество оцифрованных единиц хранения -
Методические рекомендации по заполнению анкеты
-
"Уровень внедрения информационно-коммуникационных технологий в деятельность уполномоченных органов исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела, а также государственных и муниципальных архивов"
- Анкета заполняется отдельно на уполномоченный орган исполнительной власти субъекта РФ в области архивного дела, на каждый государственный архив и отдельная анкета заполняется суммарно по муниципальным архивам субъекта Российской Федерации.
- П. 1. Указывается общее количество компьютеров в государственном, муниципальном архиве или уполномоченном органе исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела. Учитываются компьютеры класса Pentium-IV и более поздние модификации. Более старые компьютеры типа 286, 386, 486, Pentium, Pentium II и аналогичные не учитываются.
- Для муниципальных архивов вместо п. 1 заполняется п. 1а.
- В первой строке указывается общее количество муниципальных архивов и количество муниципальных архивов, имеющих компьютер(ы) из числа указанных в п.1.
- Во второй строке указывается общее количество сотрудников в муниципальных архивах и общее количество персональных компьютеров в муниципальных архивах.
- П. 2. Указывается общее число компьютеров, из числа указанных в п. 1., подключенных к локальной вычислительной сети (соединенных между собой).
- П. 3. Указывается общее количество компьютеров, из числа указанных в п. 1, имеющих подключение к сети Интернет.
- П. 4. Указывается тип используемого подключения к сети Интернет. Необходимо проставить отметку напротив одного из пунктов 4.1-4.4.
- Если используется несколько типов подключения, напротив каждого из пунктов проставляется количество компьютеров, использующих данный тип подключения (доступа к сети Интернет).
- Если подключенных к сети Интернет компьютеров нет – проставляется отметка напротив пункта 4.5.
- При заполнении сводной анкеты по муниципальным архивам напротив каждой графы указывается количество муниципальных архивов, использующих тот или иной тип подключения к сети Интернет.
- П. 5. Указывается основной адрес электронной почты архивного учреждения.
- П. 6. Указывается, установлен ли в организации (архиве) программный комплекс «Архивный фонд». Если используется 4-я версия программы – делается отметка в квадрате напротив п. 6.1. Если используется 3-я версия – делается отметка напротив п. 6.2. Если используется 2-я версия – делается отметка напротив п. 6.3. Если ПК «Архивный фонд» не используется – делается отметка напротив п. 6.4.
- При заполнении сводной анкеты по муниципальным архивам напротив каждой графы указывается количество муниципальных архивов, использующих ту или иную версию программного комплекса «Архивный фонд».
- П.7. Заполняют только органы государственной власти, субъектов РФ в области архивного дела.
- Если в организации используется программный комплекс (ПК) «Фондовый каталог» версии 2 (используется на базе ПК «Архивный фонд» версии 3) – делается отметка напротив п. 7.1.
- Если в организации используется программный комплекс (ПК) «Фондовый каталог» версии 1 (используется на базе ПК «Архивный фонд» версии 2) – делается отметка напротив п. 7.2.
- Если программный комплекс «Фондовый каталог» не используется – делается отметка напротив п. 7.3.
- П. 8. Указывается общее количество единиц хранения, полностью переведенных в цифровую форму (отсканированных, оцифрованных).
- Анкета предоставляется как в бумажной, так и в электронной форме.
- При наличии технической возможности, копия заполненной Анкеты в электронной форме высылается по адресу электронной почты: petrova_vv@gov.ru